زمان مطالعه :15 دقیقه
چکیده این مطلب : کانبان(Kanban) واژه‌ای ژاپنی به معنای “نشانه بصری” یا “کارت” است. کانبان چهارچوبی مصور است که برای پیاده‌سازی و اجرای مدیریت پروژه چابک استفاده میشود و نشان می‌دهد که چه محصولی ،در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید گردد. این روش تغییرات کوچک و تصاعدی را به سیستم حال حاضر شما القاء می‌کند و نیازی به راه اندازی و یا پروسه خاصی برای اجرا ندارد ( بدین معنی که شما می‌توانید بر روی گردش کارهای موجود خود پیاده‌سازی نمایید).
هر آنچه در مورد روش کانبان باید بدانید!
کانبان(Kanban) واژه‌ای ژاپنی به معنای “نشانه بصری” یا “کارت” است. کانبان چهارچوبی مصور است که برای پیاده‌سازی و اجرای مدیریت پروژه چابک استفاده میشود و نشان می‌دهد که چه محصولی ،در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید گردد. این روش تغییرات کوچک و تصاعدی را به سیستم حال حاضر شما القاء می‌کند و نیازی به راه اندازی و یا پروسه خاصی برای اجرا ندارد ( بدین معنی که شما می‌توانید بر روی گردش کارهای موجود خود پیاده‌سازی نمایید).
روش کانبان (کلیک کنید)، از سیستم تولید شرکت تویوتا و تولید ناب الهام گرفته شده است. در سال ۱۹۴۰ تویوتا پروسه مهندسی خود را با مدل‌سازی آن بر اساس چگونگی عملکرد قفسه‌های سوپرمارکت‌ها بهبود بخشید. مهندس تایچی اوهنو (Taiichi Ohno) متوجه این نکته شد که سوپرمارکت‌ها تنها به اندازه ای محصول ذخیره میکنند که پاسخگوی تقاضای مشتری باشد، که موجب بهینه‌سازی جریان میان سوپرمارکت و مشتری میشود. موجودی نیز تنها زمانی ذخیره میشود که فضای خالی روی قفسه‌ها موجود باشد(نشانه بصری). همچنین به دلیل اینکه موجودی با میزان مصرف مرتبط است، سوپرمارکت اثربخشی مدیریت موجودی را بهبود بخشید.
تویوتا همین اصول ساده را به کارخانه خود راه داد. تیم‌های مختلف کارت‌هایی (یا کانبان) میساختند تا اعلام کنند که ظرفیت اضافی دارند برای دریافت مواد بیشتر آماده اند. روش کانبان گاهی سیستم کششی (pull system) نیز نامیده میشود چرا که تمام بخش‌های آن از سفارشات دریافت میشود.
امروزه همین ایده‌ها و اصول بر روی تیم‌های نرم‌افزاری و پروژه‌های فناوری اطلاعات نیز اعمال میشود. در این زمینه، توسعه کار در حال انجام (WIP) جای موجودی را می‌گیرد و کار جدید تنها زمانی اضافه میشود که فضای خالی بر روی تخته بصری تیم (team’s visual Kanban board) وجود داشته باشد. کانبان میزان کار درحال انجام (WIP ) را با ظرفیت تیم تطبیق می‌دهد که موجب افزایش انعطاف، شفاف‌سازی و تولید میشود.
بنابر آنچه در نخستین گزارش «وضعیت کانبان» منتشر شده، اصلی‌ترین دلایل بهره‌گیری از روش کانبان، نیاز به شفافیت هرچه بیشتر امور و بهبود دائمی بوده است. بیایید از برخی از اصلی‌ترین مزایای کانبان پرده برداریم.
1) شفافیت بالاتر جریان امور.
ایده بنیادین کانبان، تصویربرداری تک‌تک امور است. بدین ترتیب برد کانبان شما تبدیل به یک مرکز اطلاعاتی میشود و همه ذهنیتی یکسان به دست می‌آورند. تمام وظایف قابل مشاهده هستند و هیچوقت گم نمی‌شوند که این شفافیت را به تمام فرایند می‌آورد. تمام اعضای تیم می‌توانند به سرعت از آخرین وضعیت تک‌تک پروژه‌ها و وظایف باخبر شوند.
2) سرعت بالاتر ارائه.
کانبان روش‌های گوناگونی برای پایش و اطلاعات مربوط به توزیع کارها در اختیار مدیر پروژه و مدیر محصول می‌گذارد. با داشتن نگاهی بالا به پایین بر کارهایی که در مدت‌زمانی مشخص به پایان رسیده‌اند، مراحل طولانی‌تر فرایند توسعه و همینطور گلوگاه‌ها شناسایی می‌شوند. تیم‌ها می‌توانند با استقبال از چنین چالش‌هایی، جریان کاری خود را بهبود دهند و در نتیجه به نرخ بالاتر ارائه دست پیدا کنند.
3) همسویی اهداف تجاری و اجرا
افزایش شفافیت، ترغیب ذینفعان به ارائه بازخورد و برگزاری جلسات مداوم. رویکردهای کانبان اجازه می‌دهند اهداف استراتژیک شرکت را با کارهای روزمره همسو کنید. این همسویی میان جهت‌دهی تجاری و اجرا، شرکت شما را چابک‌تر می‌کند. تیم نیز میتواند با اولویت‌های دائماً در حال تغییر و تغییرات ناشی از دگرگون شدن بازار یا نیازهای مشتریان تطبیق پیدا کند.
4) پیش‌بینی بهتر.
زمانی که برد کانبان را می‌سازید و شروع به افزودن موارد مختلف به آن می‌کنید، می‌توانید فرایند را به شکلی عمیق‌تر و با استفاده از معیارهای درست جریان کار درک کنید. تحلیل مدت‌زمانی که وظایف در جریان کاری به خود می‌دهند (زمان چرخه) اجازه می‌دهد به‌خوبی پیش‌بینی کنید که در آینده چه میزان کار باقی مانده است. درک ثبات نرخ ارائه شما (توان عملیاتی) باعث میشود پیش‌بینی‌هایی دقیق‌تر داشته باشید و تصمیمات هم براساس داده‌های پیشین اتخاذ می‌شوند.
5) امکان مدیریت بهتر ابعاد و وابستگی‌ها.
ماهیت اصلی کانبان که تصویرسازی داده است، راه خود را به دنیای نقشه‌برداری و مدیریت وابستگی‌ها هم باز می‌کند. شروع کردن با آنچه اکنون در اختیار دارید، به معنای تصویرسازی وابستگی‌ها و مدیریت جریان میان آن‌ها است. مدیریت وابستگی‌ها باعث میشود هم دانش بیشتری راجع به جریان کارها و هم ایده‌هایی برای بهبود به دست آورید. از سمت دیگر، اجازه می‌دهد شفافیت کامل در فرایند مدیریت استراتژیک شکل بگیرد و ارتباط میان تیم‌ها تحکیم شود.
6) افزایش رضایت مشتری.
رضایت مشتری در واقع ریشه اصلی روش کانبان است: همان سیستم کششی که می‌گوید کار باید زمانی انجام شود که تقاضا باشد. به عبارت دیگر، کانبان شما را به سمت اتلاف انرژی و هزینه کمتر هدایت می‌کند، زیرا به شکل متمرکز به سراغ اموری می‌روید که همین حالا نیازشان حس میشود. با به‌کارگیری تکنیک‌های تصویرسازی و تعیین محدودیت کارهای در جریان می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نتیجه کار با انتظارات مشتریان هم سازگار است.
پیشنهاد ما برای شما: اگر به دنبال تغییر رفتار و عادتهای خود هستید، "دوره عادتهای اتمی" اثر "جیمز کلیر" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. در این دوره‌ی شگفت‌انگیز راه‌های ساده‌ای به شما آموزش داده خواهند شد، تا روتین روزانه‌تان را تغییر داده و به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید.
بسیاری از معایب نسبت داده شده به روش کانبان ناشی از استفاده و پیاده سازی نادرست یا عدم مدیریت مناسب از تخته کانبان میباشد. یک تخته به روز نشده یا بیش از حد پیچیده میتواند موجب سردرگمی، بی دقتی یا سوءتفاهم در پروژه شود.
1) تخته‌ای که به روز رسانی نشود ایجاد مشکل خواهد کرد: اعضای تیم باید نسبت به به روز رسانی اطلاعات تخته کانبان تعهد داشته باشند و تخته کانبان باید همیشه به روز باشد، در غیر این صورت اعضاء بر روی اطلاعات اشتباه و یا ناقص کار میکنند. و زمانی که کار بر اساس یک تخته ناقص تکمیل شده باشد، بازگشت به عقب بسیار سخت خواهد شد.
2) پیچیدگی بیش از اندازه تخته مشکل ساز میشود: تخته کانبان باید تمیز باشد و به سادگی قابل خواندن باشد، هرچند که برخی اعضای تیم ممکن است فنون جدیدی بیاموزند که بخواهند بر روی تخته اجرا کنند. اضافه کردن اینگونه فنون و روش‌های اطلاع رسانی تنها اطلاعات مهم را کمرنگ خواهند کرد.
3) عدم زمانبندی: یکی از شکایات متداول نسبت به کانبان مشخص نبودن زمان اجرای کارها است. ستون‌های تخته کانبان تنها بر پایه فاز فرآیند است، هیچ چهارچوب زمانی برای هر فاز در نظر گرفته نشده است، پس شما نخواهید دانست که چه میزان زمان خواهد برد تا برای مثال فاز انجام دادن به اتمام برسد.
مدیریت زمان یا Time Management فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی، برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف است. با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، شما به جای سخت کارکردن هوشمندانه‌تر عمل کرده و کارهای بیشتری را در زمان کم به نتیجه مطلوب می‌رسانید. برای آموختن تکنیک‌های زمانبندی، مقاله تکنیک‌ها مدیریت زمان (کلیک کنید)، را مطالعه فرمایید.
کانبان در غایی‌ترین حالت قرار است به شما در بهینه‌سازی جریان کارها و ارزش‌سازی‌ها کمک می‌کند و این فرایندی است که از زمان ایده‌پردازی آغاز شده و تا زمان ارائه خدمات به مشتریان ادامه پیدا می‌کند. اگرچه بهبود دادن فرایندهای کاری شما از این طریق آسان به نظر می‌رسد، کانبان در موارد بیشتری نسبت به تصویرسازی امور به شما یاری می‌رساند. برای اینکه بهترین و بیشترین استفاده را از این روش ببرید، لازم است به جزییات دقت کرده و با مهم‌ترین اصطلاحات آشنا شوید. در ادامه برخی از این اصطلاحات را به صورت موجز بررسی می‌کنیم.
برد کانبان (Kanban Board): برد کانبان یکی از اصلی‌ترین اجزای روش کانبان به حساب می‌آید و میزبان تمام تصویرسازی‌های شما از امور باقی‌مانده و انجام شده خواهد بود. این برد باید به حداقل ۳ بخش مختلف تقسیم شود: «کارهای درخواستی»، «کارهای در جریان» و «کارهای انجام شده» که هرکدام نمایانگر مراحل مختلف فرایند هستند.
کارت کانبان (Kanban Card): کارت‌های کانبان نشان‌دهنده وظایف و کارهای مختلفی هستند که در سراسر برد کانبان جابه‌جا می‌شوند. این کارت‌ها حاوی اطلاعات مختلف مربوط به یک وظیفه هستند، چیزهایی مانند توضیحات، تاریخ تحویل، ابعاد و موارد این چنینی.
ستون‌ها (Columns): ستون‌ها برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم میکنند و هرکدام نشان‌دهنده یک مرحله مجزا در جریان کاری شما هستند. هر برد کانبان از سه ستون پیش‌فرض تشکیل شده: کارهای درخواستی، کارهای در جریان و کارهای انجام شده. بسته به پیچیدگی فرایند کار، این مراحل می‌توانند خود شامل ستون‌های کوچک‌تر نیز باشند.
خطوط مسئولیت (Swimlanes): این‌ها خطوطی افقی هستند که برد را به بخش‌های مختلف تقسیم میکنند. تیم‌ها از این خطوط مسئولیت برای جدا کردن انواع کارها از یکدیگر به شکل بصری استفاده میکنند و در واقع به دسته‌بندی وظایف مشغول می‌شوند.
زمان چرخه (Cycle Time): زمان چرخه درست در لحظه‌ای آغاز میشود که وظیفه‌ای جدید در مرحله «در جریان» قرار می‌گیرد و یک یا چند نفر شروع به کار روی آن میکنند.
زمان لید (Lead Time): زمان لید در لحظه‌ای آغاز میشود که درخواست کار روی وظیفه‌ای مشخص پدید می‌آید (مهم نیست که کسی روی آن کار می‌کند یا خیر) و تا زمان اتمام آن وظیفه و جدا شدنش از سیستم ادامه می‌یابد.
توان عملیاتی (Throughput): شمار کارهای (به پایان رسیده) که در بازه زمانی مشخصی از درون یک سیستم یا فرایند عبور میکنند. توان عملیاتی یکی از اصلی‌ترین نشانگرهای میزان بهینگی تیم شما در گذر زمان است.
محدودیت‌های کارهای در جریان (WIP Limits): محدود کردن کارهای در جریان به معنای محدود کردن شما وظایفی است که تیم به صورت همزمان به سراغ آن‌ها می‌رود. هدف از این کار جلوگیری از سنگین شدن کار و جهیدن میان مفاهیم مختلف است.
نرم‌افزار کانبان (Kanban Software): به سیستمی دیجیتالی اشاره دارد که اجازه می‌دهد رویکردها و قواعد کانبان را در تیم‌ها و سازمان‌های مختلفی با ابعاد گوناگون پیاده‌سازی کنید.
بردهای کانبان از کارت‌ها، ستون‌ها، خطوط مسئولیت و محدودیت‌های کارهای در جریان استفاده میکنند تا تیم‌ها هم قادر به تصویرسازی امور خود باشند و هم به شکلی موثر، جریان کاری را مدیریت کنند. بیایید هرکدام از این اجرا را به صورت جداگانه بررسی کنیم.
کارت‌ها: این‌ها نمایه‌ای بصری از تک‌تک وظایف هستند. هر کارت اطلاعاتی راجع به وظیفه و وضعیت آن را شامل میشود و برای مثال می‌توان به تاریخ تحویل، شخص مسئول، توضیحات و چیزهایی از این دست اشاره کرد.
ستون‌ها: هر ستون در برد نشان‌دهنده یک مرحله متفاوت در جریان کاری شما است. کارت‌ها آنقدر در جریان کاری و میان ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا بالاخره به پایان برسند.
محدودیت‌های کارهای در جریان: این محدودیت‌ها، میزان وظایف موجود در هر یک از مراحل جریان کاری شما را مدیریت میکنند. با پیاده‌سازی محدودیت‌های صحیح می‌توانید کاری کنید که تیم تنها روی تعداد مشخصی از وظایف متمرکز باشد و با سرعت بیشتری به آن‌ها رسیدگی کند.
خطوط مسئولیت: این‌ها خطوطی افقی هستند که اجازه می‌دهند فعالیت‌ها، تیم‌ها، نوع سرویس‌ها و موارد این چنینی را از یکدیگر جدا و در واقع دسته‌بندی کنید.
نقطه تعهد (Commitment Point): نقطه تعهد جایی در فرایند کاری است که یک مورد به‌خصوص به پایان رسیده و برای پیاده‌سازی درون سیستم آماده است.
نقطه ارائه (Delivery Point): نقطه‌ای در جریان کاری که موارد و وظایف مختلف، پایان‌یافته در نظر گرفته می‌شوند.
به صورت کلی دو نوع برد کانبان داریم: دیجیتالی و فیزیکی.
برد کانبان فیزیکی ساده‌ترین برد ممکن به حساب می‌آید و تیم‌ها می‌توانند از استیکرها (برای وظایف) و یک تخته سفید (به عنوان برد) استفاده کنند. فازهای کاری با ستون‌ها نمایش داده می‌شوند و برچسب‌ها نیز از یک مرحله به مرحله بعدی جابه‌جا خواهند شد.
برد کانبان دیجیتالی از سوی دیگر یک راهکار نرم‌افزاری به حساب آمده و شکلی دسترس‌پذیرتر از همتای فیزیکی خود دارد. این شکل از بردها می‌توانند تقریبا هرجایی و روی هر پلتفرم و دستگاهی در دسترس باشند تا همکاری میان اعضای تیم تسهیل شود. برخی راهکارهای دیجیتال بسیار انعطاف‌پذیر نیز ظاهر می‌شوند و به مدیران اجازه می‌دهند به صورت همزمان به پایش چندین جریان کاری پرداخته و کارها را براساس دسته‌بندی‌های مختلف منظم کنند.
کارت کانبان در واقع نمایه‌ای بصری از یک وظیفه است. این یکی از اصلی‌ترین اجزای سیستم کانبان به حساب می‌آید، چرا که کارهایی را نشان می‌دهد که درخواست رسیدگی به آن‌ها ثبت شده یا اصلاً همین حالا به جریان افتاده‌اند. هر کارت حاوی اطلاعاتی ارزشمند راجع به ماهیت وظیفه و وضعیت آن است، برای مثال نیز می‌توان به شرح وظیفه به صورت خلاصه، شخص مسئول، موعد سررسید و مواردی از این دست اشاره کرد.
از کارت‌ها عمدتاً برای تصویرسازی روند پیشرفت هر وظیفه استفاده میشود، درست از لحظه‌ای که درخواست رسیدگی به آن‌ها ثبت شده تا لحظه‌ای که پایان یافته تلقی می‌شوند. هدف اصلی ارائه اطلاعات مربوط به یک وظیفه به شکلی کاملا متمرکز است تا همه اعضای تیم ذهنیتی واحد داشته و به سرعت مشکلات را شناسایی کنند. به کمک کارت‌های کانبان می‌توانید:
یک مرکز اطلاعاتی برای تمام امور کاری فراهم آورید.
نیاز به جلسات گزارش وضعیت را کاهش دهید.
شفافیت در تمام فرایندهای کاری را بالاتر ببرید
عبارت WIP مخفف «Work In Progress» یا «کارهای در جریان» است. WIP به شمار وظایفی گفته میشود که تیم هم‌اکنون روی آن‌ها کار می‌کند. بنابراین داریم راجع به چارچوبی صحبت می‌کنیم که ظرفیت‌های جریان کاری تیم شما را در هر لحظه به نمایش می‌گذارد. محدود کردن کارهای در جریان یکی از بنیادین‌ترین مسائل روش کانبان به حساب می‌آید و اجازه می‌دهد فرایند خودتان را به شکلی روان مدیریت و از تلنبار شدن کارها جلوگیری کنید.
استفاده از روش کانبان برای مدیریت جریان کاری به شما کمک می‌کند که کارها را اولویت‌بندی کنید (کلیک کنید). این روش شما را در مسیر مرتب‌سازی وظایف براساس اهمیت قرار می‌دهد و می‌گذارد با بیشترین سرعت ممکن مشکلات فوری را از پیش رو بردارید. تمام آنچه نیاز دارید تعیین چند قانون بنیادین برای برد کانبان و حصول اطمینان از این است که تیم از قوانین پیروی می‌کند.
به صورت معمول تمام بردهای کانبان با ستونی به نام «تراکم کار» (Backlog) یا بک‌لاگ آغاز می‌شوند. این همان جایی است که تمام کارها و ایده‌های آتی خود را در آن قرار می‌دهید. سپس نوبت به ستون «درخواستی» (Reuqested) یا «آماده شروع» (Ready to Start) می‌رسد که نقطه ورود موارد مختلف به جریان کاری شما به حساب می‌آید. تمام وظایف کانبانی که تیم متعهد به رسیدگی به آن‌ها شده، بسته به اولویت خود از اینجا آغاز می‌شوند.
با این حال بسته به کارکردهای تیم شما، ممکن است شاهد انواع مختلفی از ستون‌های انتظار در جریان کاری کانبان شما باشیم. برای هر یک از این ستون‌ها، تیم شما باید از قاعده‌ای کلی پیروی کند که آن، رسیدگی به کارت‌هایی است که در بالاترین نقاط قرار دارند. به این ترتیب، وظایفی که از بیشترین اهمیت برخوردار هستند با بالاترین سرعت ممکن به پایان می‌رسند.
از جمله مثال‌های ستون‌های انتظار در کانبان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
در انتظار تأیید (Waiting for Approval): این شکل از ستون‌های صف کانبان برای وظایفی مناسب است که نیازمند نوعی تایید هستند (مثلاً پرداخت‌ها، فروش و موارد این چنینی).
در انتظار بازنگری (Waiting for Review): این ستون می‌توان در مرحله‌ای از جریان کاری شما باید که وظایف باید دوباره سنجیده شوند. در واقع این ستون مثل فیلتری می‌ماند که پیش از دریافت بازخورد و حرکت وظیفه به سمت مراحل پایانی وارد میدان میشود تا بهبودهایی هرچه بیشتر به وجود آورد. چنین ستونی نقشی حیاتی در کیفیت نهایی محصول یا سرویس ایفا می‌کند (مثلا در توسعه محصول، محتوا نویسی، طراحی و موارد این چنینی).
در انتظار فعالیت بیرونی (Waiting for External Activity): این شکل از ستون‌های کانبان به درد وظایفی می‌خورند که در انتظار کاری از سوی یک شخص ثالث هستند. این ستون معمولاً زمانی به کار می‌آید که تیم درحال همکاری با واحدهایی بیرون از شرکت باشد (مثلاً در همکاری‌ها، برنامه‌های فروش افیلیت و موارد این چنینی).
زمانی که وظایف آتی را درون یک ستون انتظار کانبان قرار می‌دهید، لازم است اطمینان حاصل کنید که همیشه بالاترین موارد از بالاترین میزان اهمیت برخوردار هستند. هر زمان که یکی اعضای تیم تصمیم به بیرون کشیدن وظیفه‌ای تازه می‌گیرد، باید به سراغ موردی برود که بالاترین اولویت را دارد. اما این نباید بدان معنا باشد که وظایف اولویت بالا دائماً وظایف اولویت پایین‌تر را زیر سایه خود قرار دهند و از رسیدگی به آن‌ها جلوگیری کنند. در واقع تنها زمانی باید وظایف را از بالا به ستون اضافه کنید که در حال صحبت راجع به کاری واقعاً فوری و ضروری باشیم.
سخن پایانی:
روش کانبان یکی از روش‌های مدیریتی ژاپنی‌هاست که پروژه‌های پیچیده و بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند تا هم همه‌چیز سریع‌تر اتفاق بیفتد و هم دقت انجام‌دادن کارها افزایش یابد. این روش هم در تجارت کاربرد دارد و هم میتواند منبع الهام‌بخشی برای اداره زندگی شخصی شما باشد. به‌هرحال تقسیم‌بندی کارهای روزانه به بخش‌های مختلف نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح است. اینطور فکر نمی‌کنید؟
خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
هر آنچه در مورد روش کانبان باید بدانید!
کانبان(Kanban) واژه‌ای ژاپنی به معنای “نشانه بصری” یا “کارت” است. کانبان چهارچوبی مصور است که برای پیاده‌سازی و اجرای مدیریت پروژه چابک استفاده میشود و نشان می‌دهد که چه محصولی ،در چه زمانی و به چه مقدار باید تولید گردد. این روش تغییرات کوچک و تصاعدی را به سیستم حال حاضر شما القاء می‌کند و نیازی به راه اندازی و یا پروسه خاصی برای اجرا ندارد ( بدین معنی که شما می‌توانید بر روی گردش کارهای موجود خود پیاده‌سازی نمایید).
روش کانبان (کلیک کنید)، از سیستم تولید شرکت تویوتا و تولید ناب الهام گرفته شده است. در سال ۱۹۴۰ تویوتا پروسه مهندسی خود را با مدل‌سازی آن بر اساس چگونگی عملکرد قفسه‌های سوپرمارکت‌ها بهبود بخشید. مهندس تایچی اوهنو (Taiichi Ohno) متوجه این نکته شد که سوپرمارکت‌ها تنها به اندازه ای محصول ذخیره میکنند که پاسخگوی تقاضای مشتری باشد، که موجب بهینه‌سازی جریان میان سوپرمارکت و مشتری میشود. موجودی نیز تنها زمانی ذخیره میشود که فضای خالی روی قفسه‌ها موجود باشد(نشانه بصری). همچنین به دلیل اینکه موجودی با میزان مصرف مرتبط است، سوپرمارکت اثربخشی مدیریت موجودی را بهبود بخشید.
تویوتا همین اصول ساده را به کارخانه خود راه داد. تیم‌های مختلف کارت‌هایی (یا کانبان) میساختند تا اعلام کنند که ظرفیت اضافی دارند برای دریافت مواد بیشتر آماده اند. روش کانبان گاهی سیستم کششی (pull system) نیز نامیده میشود چرا که تمام بخش‌های آن از سفارشات دریافت میشود.
امروزه همین ایده‌ها و اصول بر روی تیم‌های نرم‌افزاری و پروژه‌های فناوری اطلاعات نیز اعمال میشود. در این زمینه، توسعه کار در حال انجام (WIP) جای موجودی را می‌گیرد و کار جدید تنها زمانی اضافه میشود که فضای خالی بر روی تخته بصری تیم (team’s visual Kanban board) وجود داشته باشد. کانبان میزان کار درحال انجام (WIP ) را با ظرفیت تیم تطبیق می‌دهد که موجب افزایش انعطاف، شفاف‌سازی و تولید میشود.
بنابر آنچه در نخستین گزارش «وضعیت کانبان» منتشر شده، اصلی‌ترین دلایل بهره‌گیری از روش کانبان، نیاز به شفافیت هرچه بیشتر امور و بهبود دائمی بوده است. بیایید از برخی از اصلی‌ترین مزایای کانبان پرده برداریم.
1) شفافیت بالاتر جریان امور.
ایده بنیادین کانبان، تصویربرداری تک‌تک امور است. بدین ترتیب برد کانبان شما تبدیل به یک مرکز اطلاعاتی میشود و همه ذهنیتی یکسان به دست می‌آورند. تمام وظایف قابل مشاهده هستند و هیچوقت گم نمی‌شوند که این شفافیت را به تمام فرایند می‌آورد. تمام اعضای تیم می‌توانند به سرعت از آخرین وضعیت تک‌تک پروژه‌ها و وظایف باخبر شوند.
2) سرعت بالاتر ارائه.
کانبان روش‌های گوناگونی برای پایش و اطلاعات مربوط به توزیع کارها در اختیار مدیر پروژه و مدیر محصول می‌گذارد. با داشتن نگاهی بالا به پایین بر کارهایی که در مدت‌زمانی مشخص به پایان رسیده‌اند، مراحل طولانی‌تر فرایند توسعه و همینطور گلوگاه‌ها شناسایی می‌شوند. تیم‌ها می‌توانند با استقبال از چنین چالش‌هایی، جریان کاری خود را بهبود دهند و در نتیجه به نرخ بالاتر ارائه دست پیدا کنند.
3) همسویی اهداف تجاری و اجرا
افزایش شفافیت، ترغیب ذینفعان به ارائه بازخورد و برگزاری جلسات مداوم. رویکردهای کانبان اجازه می‌دهند اهداف استراتژیک شرکت را با کارهای روزمره همسو کنید. این همسویی میان جهت‌دهی تجاری و اجرا، شرکت شما را چابک‌تر می‌کند. تیم نیز میتواند با اولویت‌های دائماً در حال تغییر و تغییرات ناشی از دگرگون شدن بازار یا نیازهای مشتریان تطبیق پیدا کند.
4) پیش‌بینی بهتر.
زمانی که برد کانبان را می‌سازید و شروع به افزودن موارد مختلف به آن می‌کنید، می‌توانید فرایند را به شکلی عمیق‌تر و با استفاده از معیارهای درست جریان کار درک کنید. تحلیل مدت‌زمانی که وظایف در جریان کاری به خود می‌دهند (زمان چرخه) اجازه می‌دهد به‌خوبی پیش‌بینی کنید که در آینده چه میزان کار باقی مانده است. درک ثبات نرخ ارائه شما (توان عملیاتی) باعث میشود پیش‌بینی‌هایی دقیق‌تر داشته باشید و تصمیمات هم براساس داده‌های پیشین اتخاذ می‌شوند.
5) امکان مدیریت بهتر ابعاد و وابستگی‌ها.
ماهیت اصلی کانبان که تصویرسازی داده است، راه خود را به دنیای نقشه‌برداری و مدیریت وابستگی‌ها هم باز می‌کند. شروع کردن با آنچه اکنون در اختیار دارید، به معنای تصویرسازی وابستگی‌ها و مدیریت جریان میان آن‌ها است. مدیریت وابستگی‌ها باعث میشود هم دانش بیشتری راجع به جریان کارها و هم ایده‌هایی برای بهبود به دست آورید. از سمت دیگر، اجازه می‌دهد شفافیت کامل در فرایند مدیریت استراتژیک شکل بگیرد و ارتباط میان تیم‌ها تحکیم شود.
6) افزایش رضایت مشتری.
رضایت مشتری در واقع ریشه اصلی روش کانبان است: همان سیستم کششی که می‌گوید کار باید زمانی انجام شود که تقاضا باشد. به عبارت دیگر، کانبان شما را به سمت اتلاف انرژی و هزینه کمتر هدایت می‌کند، زیرا به شکل متمرکز به سراغ اموری می‌روید که همین حالا نیازشان حس میشود. با به‌کارگیری تکنیک‌های تصویرسازی و تعیین محدودیت کارهای در جریان می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نتیجه کار با انتظارات مشتریان هم سازگار است.
پیشنهاد ما برای شما: اگر به دنبال تغییر رفتار و عادتهای خود هستید، "دوره عادتهای اتمی" اثر "جیمز کلیر" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. در این دوره‌ی شگفت‌انگیز راه‌های ساده‌ای به شما آموزش داده خواهند شد، تا روتین روزانه‌تان را تغییر داده و به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید.
بسیاری از معایب نسبت داده شده به روش کانبان ناشی از استفاده و پیاده سازی نادرست یا عدم مدیریت مناسب از تخته کانبان میباشد. یک تخته به روز نشده یا بیش از حد پیچیده میتواند موجب سردرگمی، بی دقتی یا سوءتفاهم در پروژه شود.
1) تخته‌ای که به روز رسانی نشود ایجاد مشکل خواهد کرد: اعضای تیم باید نسبت به به روز رسانی اطلاعات تخته کانبان تعهد داشته باشند و تخته کانبان باید همیشه به روز باشد، در غیر این صورت اعضاء بر روی اطلاعات اشتباه و یا ناقص کار میکنند. و زمانی که کار بر اساس یک تخته ناقص تکمیل شده باشد، بازگشت به عقب بسیار سخت خواهد شد.
2) پیچیدگی بیش از اندازه تخته مشکل ساز میشود: تخته کانبان باید تمیز باشد و به سادگی قابل خواندن باشد، هرچند که برخی اعضای تیم ممکن است فنون جدیدی بیاموزند که بخواهند بر روی تخته اجرا کنند. اضافه کردن اینگونه فنون و روش‌های اطلاع رسانی تنها اطلاعات مهم را کمرنگ خواهند کرد.
3) عدم زمانبندی: یکی از شکایات متداول نسبت به کانبان مشخص نبودن زمان اجرای کارها است. ستون‌های تخته کانبان تنها بر پایه فاز فرآیند است، هیچ چهارچوب زمانی برای هر فاز در نظر گرفته نشده است، پس شما نخواهید دانست که چه میزان زمان خواهد برد تا برای مثال فاز انجام دادن به اتمام برسد.
مدیریت زمان یا Time Management فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی، برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف است. با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، شما به جای سخت کارکردن هوشمندانه‌تر عمل کرده و کارهای بیشتری را در زمان کم به نتیجه مطلوب می‌رسانید. برای آموختن تکنیک‌های زمانبندی، مقاله تکنیک‌ها مدیریت زمان (کلیک کنید)، را مطالعه فرمایید.
کانبان در غایی‌ترین حالت قرار است به شما در بهینه‌سازی جریان کارها و ارزش‌سازی‌ها کمک می‌کند و این فرایندی است که از زمان ایده‌پردازی آغاز شده و تا زمان ارائه خدمات به مشتریان ادامه پیدا می‌کند. اگرچه بهبود دادن فرایندهای کاری شما از این طریق آسان به نظر می‌رسد، کانبان در موارد بیشتری نسبت به تصویرسازی امور به شما یاری می‌رساند. برای اینکه بهترین و بیشترین استفاده را از این روش ببرید، لازم است به جزییات دقت کرده و با مهم‌ترین اصطلاحات آشنا شوید. در ادامه برخی از این اصطلاحات را به صورت موجز بررسی می‌کنیم.
برد کانبان (Kanban Board): برد کانبان یکی از اصلی‌ترین اجزای روش کانبان به حساب می‌آید و میزبان تمام تصویرسازی‌های شما از امور باقی‌مانده و انجام شده خواهد بود. این برد باید به حداقل ۳ بخش مختلف تقسیم شود: «کارهای درخواستی»، «کارهای در جریان» و «کارهای انجام شده» که هرکدام نمایانگر مراحل مختلف فرایند هستند.
کارت کانبان (Kanban Card): کارت‌های کانبان نشان‌دهنده وظایف و کارهای مختلفی هستند که در سراسر برد کانبان جابه‌جا می‌شوند. این کارت‌ها حاوی اطلاعات مختلف مربوط به یک وظیفه هستند، چیزهایی مانند توضیحات، تاریخ تحویل، ابعاد و موارد این چنینی.
ستون‌ها (Columns): ستون‌ها برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم میکنند و هرکدام نشان‌دهنده یک مرحله مجزا در جریان کاری شما هستند. هر برد کانبان از سه ستون پیش‌فرض تشکیل شده: کارهای درخواستی، کارهای در جریان و کارهای انجام شده. بسته به پیچیدگی فرایند کار، این مراحل می‌توانند خود شامل ستون‌های کوچک‌تر نیز باشند.
خطوط مسئولیت (Swimlanes): این‌ها خطوطی افقی هستند که برد را به بخش‌های مختلف تقسیم میکنند. تیم‌ها از این خطوط مسئولیت برای جدا کردن انواع کارها از یکدیگر به شکل بصری استفاده میکنند و در واقع به دسته‌بندی وظایف مشغول می‌شوند.
زمان چرخه (Cycle Time): زمان چرخه درست در لحظه‌ای آغاز میشود که وظیفه‌ای جدید در مرحله «در جریان» قرار می‌گیرد و یک یا چند نفر شروع به کار روی آن میکنند.
زمان لید (Lead Time): زمان لید در لحظه‌ای آغاز میشود که درخواست کار روی وظیفه‌ای مشخص پدید می‌آید (مهم نیست که کسی روی آن کار می‌کند یا خیر) و تا زمان اتمام آن وظیفه و جدا شدنش از سیستم ادامه می‌یابد.
توان عملیاتی (Throughput): شمار کارهای (به پایان رسیده) که در بازه زمانی مشخصی از درون یک سیستم یا فرایند عبور میکنند. توان عملیاتی یکی از اصلی‌ترین نشانگرهای میزان بهینگی تیم شما در گذر زمان است.
محدودیت‌های کارهای در جریان (WIP Limits): محدود کردن کارهای در جریان به معنای محدود کردن شما وظایفی است که تیم به صورت همزمان به سراغ آن‌ها می‌رود. هدف از این کار جلوگیری از سنگین شدن کار و جهیدن میان مفاهیم مختلف است.
نرم‌افزار کانبان (Kanban Software): به سیستمی دیجیتالی اشاره دارد که اجازه می‌دهد رویکردها و قواعد کانبان را در تیم‌ها و سازمان‌های مختلفی با ابعاد گوناگون پیاده‌سازی کنید.
بردهای کانبان از کارت‌ها، ستون‌ها، خطوط مسئولیت و محدودیت‌های کارهای در جریان استفاده میکنند تا تیم‌ها هم قادر به تصویرسازی امور خود باشند و هم به شکلی موثر، جریان کاری را مدیریت کنند. بیایید هرکدام از این اجرا را به صورت جداگانه بررسی کنیم.
کارت‌ها: این‌ها نمایه‌ای بصری از تک‌تک وظایف هستند. هر کارت اطلاعاتی راجع به وظیفه و وضعیت آن را شامل میشود و برای مثال می‌توان به تاریخ تحویل، شخص مسئول، توضیحات و چیزهایی از این دست اشاره کرد.
ستون‌ها: هر ستون در برد نشان‌دهنده یک مرحله متفاوت در جریان کاری شما است. کارت‌ها آنقدر در جریان کاری و میان ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا بالاخره به پایان برسند.
محدودیت‌های کارهای در جریان: این محدودیت‌ها، میزان وظایف موجود در هر یک از مراحل جریان کاری شما را مدیریت میکنند. با پیاده‌سازی محدودیت‌های صحیح می‌توانید کاری کنید که تیم تنها روی تعداد مشخصی از وظایف متمرکز باشد و با سرعت بیشتری به آن‌ها رسیدگی کند.
خطوط مسئولیت: این‌ها خطوطی افقی هستند که اجازه می‌دهند فعالیت‌ها، تیم‌ها، نوع سرویس‌ها و موارد این چنینی را از یکدیگر جدا و در واقع دسته‌بندی کنید.
نقطه تعهد (Commitment Point): نقطه تعهد جایی در فرایند کاری است که یک مورد به‌خصوص به پایان رسیده و برای پیاده‌سازی درون سیستم آماده است.
نقطه ارائه (Delivery Point): نقطه‌ای در جریان کاری که موارد و وظایف مختلف، پایان‌یافته در نظر گرفته می‌شوند.
به صورت کلی دو نوع برد کانبان داریم: دیجیتالی و فیزیکی.
برد کانبان فیزیکی ساده‌ترین برد ممکن به حساب می‌آید و تیم‌ها می‌توانند از استیکرها (برای وظایف) و یک تخته سفید (به عنوان برد) استفاده کنند. فازهای کاری با ستون‌ها نمایش داده می‌شوند و برچسب‌ها نیز از یک مرحله به مرحله بعدی جابه‌جا خواهند شد.
برد کانبان دیجیتالی از سوی دیگر یک راهکار نرم‌افزاری به حساب آمده و شکلی دسترس‌پذیرتر از همتای فیزیکی خود دارد. این شکل از بردها می‌توانند تقریبا هرجایی و روی هر پلتفرم و دستگاهی در دسترس باشند تا همکاری میان اعضای تیم تسهیل شود. برخی راهکارهای دیجیتال بسیار انعطاف‌پذیر نیز ظاهر می‌شوند و به مدیران اجازه می‌دهند به صورت همزمان به پایش چندین جریان کاری پرداخته و کارها را براساس دسته‌بندی‌های مختلف منظم کنند.
کارت کانبان در واقع نمایه‌ای بصری از یک وظیفه است. این یکی از اصلی‌ترین اجزای سیستم کانبان به حساب می‌آید، چرا که کارهایی را نشان می‌دهد که درخواست رسیدگی به آن‌ها ثبت شده یا اصلاً همین حالا به جریان افتاده‌اند. هر کارت حاوی اطلاعاتی ارزشمند راجع به ماهیت وظیفه و وضعیت آن است، برای مثال نیز می‌توان به شرح وظیفه به صورت خلاصه، شخص مسئول، موعد سررسید و مواردی از این دست اشاره کرد.
از کارت‌ها عمدتاً برای تصویرسازی روند پیشرفت هر وظیفه استفاده میشود، درست از لحظه‌ای که درخواست رسیدگی به آن‌ها ثبت شده تا لحظه‌ای که پایان یافته تلقی می‌شوند. هدف اصلی ارائه اطلاعات مربوط به یک وظیفه به شکلی کاملا متمرکز است تا همه اعضای تیم ذهنیتی واحد داشته و به سرعت مشکلات را شناسایی کنند. به کمک کارت‌های کانبان می‌توانید:
یک مرکز اطلاعاتی برای تمام امور کاری فراهم آورید.
نیاز به جلسات گزارش وضعیت را کاهش دهید.
شفافیت در تمام فرایندهای کاری را بالاتر ببرید
عبارت WIP مخفف «Work In Progress» یا «کارهای در جریان» است. WIP به شمار وظایفی گفته میشود که تیم هم‌اکنون روی آن‌ها کار می‌کند. بنابراین داریم راجع به چارچوبی صحبت می‌کنیم که ظرفیت‌های جریان کاری تیم شما را در هر لحظه به نمایش می‌گذارد. محدود کردن کارهای در جریان یکی از بنیادین‌ترین مسائل روش کانبان به حساب می‌آید و اجازه می‌دهد فرایند خودتان را به شکلی روان مدیریت و از تلنبار شدن کارها جلوگیری کنید.
استفاده از روش کانبان برای مدیریت جریان کاری به شما کمک می‌کند که کارها را اولویت‌بندی کنید (کلیک کنید). این روش شما را در مسیر مرتب‌سازی وظایف براساس اهمیت قرار می‌دهد و می‌گذارد با بیشترین سرعت ممکن مشکلات فوری را از پیش رو بردارید. تمام آنچه نیاز دارید تعیین چند قانون بنیادین برای برد کانبان و حصول اطمینان از این است که تیم از قوانین پیروی می‌کند.
به صورت معمول تمام بردهای کانبان با ستونی به نام «تراکم کار» (Backlog) یا بک‌لاگ آغاز می‌شوند. این همان جایی است که تمام کارها و ایده‌های آتی خود را در آن قرار می‌دهید. سپس نوبت به ستون «درخواستی» (Reuqested) یا «آماده شروع» (Ready to Start) می‌رسد که نقطه ورود موارد مختلف به جریان کاری شما به حساب می‌آید. تمام وظایف کانبانی که تیم متعهد به رسیدگی به آن‌ها شده، بسته به اولویت خود از اینجا آغاز می‌شوند.
با این حال بسته به کارکردهای تیم شما، ممکن است شاهد انواع مختلفی از ستون‌های انتظار در جریان کاری کانبان شما باشیم. برای هر یک از این ستون‌ها، تیم شما باید از قاعده‌ای کلی پیروی کند که آن، رسیدگی به کارت‌هایی است که در بالاترین نقاط قرار دارند. به این ترتیب، وظایفی که از بیشترین اهمیت برخوردار هستند با بالاترین سرعت ممکن به پایان می‌رسند.
از جمله مثال‌های ستون‌های انتظار در کانبان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
در انتظار تأیید (Waiting for Approval): این شکل از ستون‌های صف کانبان برای وظایفی مناسب است که نیازمند نوعی تایید هستند (مثلاً پرداخت‌ها، فروش و موارد این چنینی).
در انتظار بازنگری (Waiting for Review): این ستون می‌توان در مرحله‌ای از جریان کاری شما باید که وظایف باید دوباره سنجیده شوند. در واقع این ستون مثل فیلتری می‌ماند که پیش از دریافت بازخورد و حرکت وظیفه به سمت مراحل پایانی وارد میدان میشود تا بهبودهایی هرچه بیشتر به وجود آورد. چنین ستونی نقشی حیاتی در کیفیت نهایی محصول یا سرویس ایفا می‌کند (مثلا در توسعه محصول، محتوا نویسی، طراحی و موارد این چنینی).
در انتظار فعالیت بیرونی (Waiting for External Activity): این شکل از ستون‌های کانبان به درد وظایفی می‌خورند که در انتظار کاری از سوی یک شخص ثالث هستند. این ستون معمولاً زمانی به کار می‌آید که تیم درحال همکاری با واحدهایی بیرون از شرکت باشد (مثلاً در همکاری‌ها، برنامه‌های فروش افیلیت و موارد این چنینی).
زمانی که وظایف آتی را درون یک ستون انتظار کانبان قرار می‌دهید، لازم است اطمینان حاصل کنید که همیشه بالاترین موارد از بالاترین میزان اهمیت برخوردار هستند. هر زمان که یکی اعضای تیم تصمیم به بیرون کشیدن وظیفه‌ای تازه می‌گیرد، باید به سراغ موردی برود که بالاترین اولویت را دارد. اما این نباید بدان معنا باشد که وظایف اولویت بالا دائماً وظایف اولویت پایین‌تر را زیر سایه خود قرار دهند و از رسیدگی به آن‌ها جلوگیری کنند. در واقع تنها زمانی باید وظایف را از بالا به ستون اضافه کنید که در حال صحبت راجع به کاری واقعاً فوری و ضروری باشیم.
سخن پایانی:
روش کانبان یکی از روش‌های مدیریتی ژاپنی‌هاست که پروژه‌های پیچیده و بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند تا هم همه‌چیز سریع‌تر اتفاق بیفتد و هم دقت انجام‌دادن کارها افزایش یابد. این روش هم در تجارت کاربرد دارد و هم میتواند منبع الهام‌بخشی برای اداره زندگی شخصی شما باشد. به‌هرحال تقسیم‌بندی کارهای روزانه به بخش‌های مختلف نیازمند برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح است. اینطور فکر نمی‌کنید؟
خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
