زمان مطالعه :20 دقیقه
چکیده این مطلب : بسیاری از افراد برای انجام کارهای روزانه و روزمره خود دچار مشکل می‌شوند یا خیلی‌ها نمی‌توانند به انجام تمام کارهای خود برسند و دائماً وقت کم می‌آورند. این افراد مشکل در اولویت‌بندی دارند و نمی‌دانند که چطور باید کارهای خود را طوری مدیریت کنند که بتوانند موفق به تکمیل همه آنها شوند. در این مقاله قصد داریم دقیقاً درباره همین موضوع صحبت کنیم و برای شما نکاتی را بیان کنیم که بتوانید به بهترین شکل ممکن کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و برنامه‌ریزی کنید. پس حتماً تا پایان همراه ما باشید.
روش‌های اولویت‌بندی کارها!
کارهای روزانه خود را بر چه اساسی اولویت‌بندی می‌کنید؟
ترتیب خاصی را رعایت می‌کنید یا خیر؟
به نظرتان اولویت انجام کارها در رسیدن به موفقیت تأثیر دارد؟
بسیاری از افراد برای انجام کارهای روزانه و روزمره خود دچار مشکل می‌شوند یا خیلی‌ها نمی‌توانند به انجام تمام کارهای خود برسند و دائماً وقت کم می‌آورند. این افراد مشکل در اولویت‌بندی دارند و نمی‌دانند که چطور باید کارهای خود را طوری مدیریت کنند که بتوانند موفق به تکمیل همه آنها شوند. در این مقاله قصد داریم دقیقاً درباره همین موضوع صحبت کنیم و برای شما نکاتی را بیان کنیم که بتوانید به بهترین شکل ممکن کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و برنامه‌ریزی کنید. پس حتماً تا پایان همراه ما باشید.
اگر بخواهیم اولویت‌بندی را به صورت خیلی ساده و و بر اساس معنی لغوی آن تعریف کنیم، به این معنی است که اول کدام کار را انجام دهیم؟ این تعریف در عمل هم به ما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را در برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهایمان رعایت کنیم؛ یعنی آن کدام کار است که اگر امروز انجام دهیم، بزرگترین کار خود را انجام داده‌ایم و بیشترین سود را بدست خواهیم آورد و اگر امروز انجام ندهیم ضرر بزرگی متوجه ما خواهد شد؟
به همین ترتیب دومین کار و سومین کار را در لیست برنامه‌ریزی خود مرتب می‌کنیم تا اینکه آخرین کار دارای کمترین سود و انجام ندادن آن کمترین ضرر را به همراه خواهد داشت.
البته اگر کارهایی که در شبانه‌روز انجام می‌دهید را باید دقیق‌تر بررسی کنید؛ گاهی افراد کارهایی را انجام می‌دهند که انجام آنها باعث بیشترین ضرر و انجام ندادن آنها بیشترین سود را به همراه خواهد داشت. شما با نوشتن کارهای‌تان متوجه خواهید شد که کارهایی که در شبانه روز انجام می‌دهید چقدر می تواند باعث خوشبختی و یا بدبختی شما در آینده شود.
همه انسان ها چه افراد ثروتمند و چه افراد فقیر همگی در طول شبانه روز فقط ۲۴ ساعت زمان دارند تا کارهای خود را انجام دهند و این زمان به هیچ وجه قابل تغییر و یا کند شدن نمی‌باشد! تنها فرق انسان‌های ثروتمند با انسان های فقیر در این است که انسان های ثروتمند کارهای خود را اولویت‌بندی می‌کنند و ابتدا کارهای با اولویت بالا که برای آنها دارای سود بیشتری است را انجام می‌دهند؛ ولی افراد فقیر هیچ اولویت‌بندی در کارهایشان ندارند.
پیشنهاد ما برای شما: پکیج مدار ثروت (کلیک کنید)، برای آموزش دادن مغز شما طراحی شده است تا کاری کند که در مدار ثروتمندان قرار بگیرید! حالا شما یک برنامه انقلابی در دست دارید که با استفاده از جدیدترین و قدرتمندترین تکنولوژی‌های ثابت شده‌‌ی علمی و توسط دو تن از اساتید بزرگ این حوزه به شما کمک می‌کند، مجموعه‌ای از باورها و عادت‌های جدیدی را در خودتان ایجاد کنید تا به کمکشان به سادگی پول بیشتری به دست آورید.
بنابراین زمان خود را برای انجام کارهایی که سود بسیار کمی دارد، هدر می‌دهند و مدام این سؤال را می‌پرسند که چرا وقت کم می‌آریم و کمبود وقت داریم؟ حال که اهمیت اولویت‌بندی کارها مشخص شد و نقش آندر خوشبختی و یا بدبختی افراد تبیین گردید، شما هم می‌توانید با به کار بستن اصول اولویت‌بندی کارها به راحتی به تمام آرزوهای خود دست یابید و به موفقیت‌های دلخواه‌تان برسید.
برای بسیاری از ما پیش آمده است که در محل کار و زندگی روزمره با فهرستی از کارها روبرو شویم که ندانیم کدام یک فوریت بیشتری دارد و باید در اولویت اول ما قرار بگیرند؛ به همین دلیل با استرس تکمیل‌نکردن وظایف کاری یا نرسیدن به موقع به یک قرار مهم مواجه شده‌ایم.
اگر لیست بلند بالایی از کارهای انجام نشده در ذهن خود داشته باشید، انجام دادن مسئلهٔ جدید برای‌تان بسیار دشوار خواهد بود. با اولویت‌بندی کارها در زندگی نه تنها وظایف در زمان مناسب به اتمام می‌رسند بلکه میزان بازدهی هر کار نیز بیشتر می‌شود.
هنگامی که عبارت اولویت‌بندی کارها را می‌شنویم بدون استثناء به یاد مدیریت زمان می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌افتیم. در واقع به طور دقیق‌تر می‌توان گفت که اولویت‌بندی جزئی از مهارت مدیریت زمان است. امروزه ابزارهای بسیاری برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی مانند اپلیکیشن‌های موبایل و دسکتاپ، پلنر‌ها، تقویم‌های هشداردهنده (گوگل کلندر) و… وجود دارد، اما مهم‌تر از داشتن ابزار، یادگیری و درک عمیق این مهارت است و یادگرفتن اینکه چگونه کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم؟
دکتر دیردروف (استاد مدیریت و کارآفرینی دانشگاه هاروارد) در این باره مثال جالبی می‌زند: «اگر شما تمامی تجهیزات پیشرفتهٔ آشپزی را به فردی که چیزی آن بلد نیست بدهید یک شبه سرآشپز حرفه‌ای نخواهد شد». یادگیری اولویت‌بندی در کارها می‌تواند در پیشرفت شغلی ما تغییرات شگرفی ایجاد کند و به زندگی روزمره ما نیز آرامش و نظم به خصوصی ببخشد.
این روش توسط رئیس‌جمهور پیشین ایالات متحده جناب آقای دوایت دیوید آیزنهاور مطرح شده است که به ما کمک می‌کند با بهینه‌سازی زمان، به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنیم. روش آیزنهاور، وظایف را به چهار دسته زیر تقسیم می‌کند:
- وظایف مهم و فوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور بالاترین سطح اولویت را به خود اختصاص می‌دهند و تمرکز ما باید روی این دسته باشد تا بتوانیم در اولین فرصت (معمولاً توصیه می‌شود در همان روز) کارهای این دسته را به پایان برسانیم. مثل کارهای اضطراری و ضرب‌العجل.
- وظایف مهم ولی غیرفوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور، اهداف طولانی‌مدت هستند. یعنی اهمیت دارند؛ ولی هنوز مهلت اتمام آنها نزدیک نیست. ما باید بتوانیم با مدیریت زمان، برای انجام آنها در روزهای آتی برنامه‌ریزی کنیم. مثل: آماده شدن برای سمیناری که سه ماه تا موعد برگزاری آن زمان باقی مانده است.
- وظایف غیر مهم ولی فوری: این‌ها وظایفی هستند که می‌توانیم انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کنیم. اگر لازم است که این وظایف به دست خودمان انجام شوند، در ماتریس آیزنهاور باید پس از انجام کارهای موجود در دسته‌بندی اول و دوم، به آنها رسیدگی کنیم. مثل پاسخ به ایمیل‌ها.
- وظایف غیر مهم و غیرفوری: در این ماتریس، وظایف این بخش در دسته‌بندی «حذف» قرار می‌گیرند، چون نباید آنها را انجام دهیم! این موضوع ممکن است با توجه به درک افراد از ضرورت و اهمیت وظایف، برای هر شخصی متفاوت باشد. اما به طور کلی، انجام این کارها هیچ فایده و ضرورتی ندارد و اتلاف وقت محسوب می‌شود. مثل بررسی رسانه‌های اجتماعی، تماشای تلویزیون. به یاد داشته باشید، مهم به این معنی است که کار از اهمیت بالایی برخوردار است و فوری به این معنی است که حساس به زمان است.
روش اولویت‌بندی ABC از سه حرف اول الفبای انگلیسی استفاده می‌کند تا اولویت‌های ما را مشخص کند و سازماندهی ما را در همه جنبه‌ها افزایش دهد. اول، باید لیستی از تمام اولویت‌های خود را برای یک دوره زمانی خاص، (برای مثال برای امروز یا این هفته) بنویسیم. سپس یک A یا B یا C و یک عدد کنار هر اولویتی که در لیست خود قرار دادیم، بنویسیم.
- معنی A چیست؟
لیست A وظایفی هستند که در بخش مهم و فوری ماتریس آیزنهاور قرار دارند. این‌ها کارهایی هستند که باید انجام شوند و اگر این کارها را انجام ندهیم، پیامدهایی منفی خواهند داشت؛ مانند تمام نکردن مقاله‌ای که رئیس شما تا فردا به آن نیاز دارد. در کنار کارهایی که در لیست A قرار گرفته‌اند از 1 تا 10 یک عدد قرار می‌دهیم. مهم‌ترین کار در لیست، شماره 1 را به خود اختصاص می‌دهد و شماره 10 به این معناست که آن کار هنوز هم مهم است، اما کمترین اهمیت را در دسته A دارد.
- معنی B چیست؟
این‌ها شبیه به کارهای مهم اما نه فوری ماتریس آیزنهاور هستند. این وظایف مهم هستند؛ اما در حال حاضر به حداکثر توجه ما نیاز ندارند؛ چون عواقب جدی برای عدم انجام آنها در حال حاضر وجود ندارد. ما هرگز نباید یک اولویت B را قبل از اولویت A انجام دهیم. فقط در صورتی که همه کارها را در لیست A روشن کنیم، می‌توانیم اولویت B را انجام دهیم.
- معنی C چیست؟
این‌ها مشابه کارهای نه مهم و نه فوری ماتریس آیزنهاور هستند. اگر ما این کارها را انجام ندهیم، هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت. به عنوان مثال، اگر من یک فصل کامل از یک برنامه تلویزیونی را تماشا کنم یا نه هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت. ابتدا کار A که نمره 1 را گرفته است، شروع کنید و تا زمانی که کار به طور کامل تمام نشده است وارد بقیه کارها نشوید. سپس به وظایف لیست A خود ادامه دهید و پس از اتمام آن می‌توانید به وظایف B و پس از آن به وظایف C بپردازید.
SMART مخفف چندین کلمه است که می‌توانیم از آن برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنیم. معیارهای آن معمولاً به «مفهوم مدیریت» به وسیله اهداف پیتر دراکر نسبت داده می‌شود. این روش برای اولین بار در شماره نوامبر ۱۹۸۱ در Management Review توسط جورج تی دروان معرفی شد. کلمه اسمارت سر واژه کلمات (specific) مشخص، (measurable) قابل‌اندازه‌گیری، (attainable) قابل دستیابی، (relevant) مناسب و (time-bound) محدود به زمان است.
(برای خلق و دستیابی به اهداف و خواسته‌های‌تان، "متود سیلوا" از "ویشن لاکیانی" (کلیک کنید)، که توسط تیم رویال‌مایند ترجمه و تهیه شده است، را به شما پیشنهاد می‌کنیم. متود سیلوا به شما کمک می کند رسالت و اهداف‌تان را در زندگی کشف کنید. متوجه دلیل و هدف حقیقی حضورتان در این سیاره می‌شوید و در مسیری قدم بر می‌دارید که هر ثانیه، هر روز و هر لحظه شما را به این هدف نزدیک‌تر می‌کند. پس این اثر فوق‌العاده را از دست ندهید).
- مشخص
هدف ما باید مشخص و شفاف باشد، در غیر این صورت نمی‌توانیم تلاش خود را روی آن متمرکز کنیم یا برای رسیدن به آن انگیزه داشته باشیم. پاسخ به پنج سؤال زیر می‌تواند در این راستا به ما کمک کند:
می‌خواهم به چه چیزهایی برسم؟
چرا این هدف مهم است؟
چه کسی می‌تواند به من در رسیدن به این هدف کمک کند؟
آیا برای دستیابی به این هدف امکانات خاصی نیاز است؟
آیا منابعی برای دستیابی به آن و محدودیت‌های پیش روی آن وجود دارد؟
- قابل اندازه‌گیری
برای رسیدن به هر هدفی باید آن هدف را به گونه‌ای انتخاب کنیم که قابل‌اندازه‌گیری باشد؛ بنابراین می‌توانیم طی مراحل رسیدن به هدف، پیشرفت کار را اندازه‌گیری کنیم و همچنین انگیزه خود را برای ادامه حفظ کنیم. ارزیابی پیشرفت به ما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنیم، به مدت زمان مشخص شده برای رسیدن به هدف پایبند باشیم و هیجان نزدیک شدن به رسیدن به هدف خود را احساس کنیم. برای تعیین هدف باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهیم:
چقدر؟
چند تا؟
چگونه بدانم کارها انجام شده‌اند؟
- قابل دستیابی
هدف ما همچنین برای رسیدن به موفقیت باید واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشد. به عبارت دیگر، این هدف‌گذاری باید توانایی‌های ما را افزایش دهد؛ اما همچنان انجام و رسیدن به آن برای ما ممکن باشد. وقتی هدف قابل دستیابی را تعیین می‌کنیم، ممکن است بتوانیم فرصت‌ها یا منابعی که قبلاً نادیده گرفته‌ایم، شناسایی کنیم که سریع‌تر به هدف خود برسیم. برای مشخص کردن یک هدف قابل دستیابی باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهیم:
چگونه می‌توانم این هدف را محقق کنم؟
با توجه به سایر محدودیت‌ها، از جمله عوامل مالی، این هدف چقدر واقع‌بینانه است؟
- مناسب
این مرحله در مورد اطمینان از این است که هدف برای ما مهم است و همچنین با سایر اهداف ما هم‌خوانی دارد. همه ما برای دستیابی به اهداف خود به پشتیبانی و کمک نیاز داریم، اما حفظ کنترل بر آنها از هر چیزی مهم‌تر است؛ بنابراین باید در هدف‌گذاری به گونه‌ای پیش برویم که بتوانیم به درستی و هماهنگ کارها را پیش ببریم، چرا که مسئول رسیدن به اهداف، خود ما هستیم.
(اگر به دنبال تحقق اهداف خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم دوره‌ی فوق‌العاده "دوره‌ی جهش کوانتومی" اثر "برت گلدمن" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. این دوره، یک برنامه آنلاین است که به کمک آن و به واسطه قدرت تجسم پیشرفته، مرحله به مرحله جهان‌های موازی را کاوش کرده، با خود برتر و نسخه‌های مختلف‌تان ملاقات کرده و از آنها در خصوص تحقق اهداف و خواسته‌های‌تان راهنمایی دریافت می‌کنید). اگر هدف خود را به درستی و مرتبط انتخاب کرده باشیم، باید به تمام سؤالات زیر پاسخ بله بدهیم:
آیا هدفی که دارم ارزشمند است؟
آیا زمان مناسبی برای این هدف‌گذاری است؟
آیا این هدف با دیگر هدف‌ها و برنامه‌های من مطابقت و هم‌خوانی دارد؟
آیا من فرد مناسبی برای رسیدن به این هدف هستم؟
آیا در شرایط اقتصادی – اجتماعی فعلی این هدف قابل دستیابی است؟
- محدود به زمان
هر هدفی نیاز به زمان‌بندی دارد، به همین خاطر ما می‌توانیم به راحتی برنامه‌ها را بر روی زمانی که تعیین کردیم پیش ببریم و تمام آنچه برای رسیدن به هدف نیاز است را عملی کنیم. این قسمت از معیارهای هدف‌گذاری به روش SMART به ما کمک می‌کند تا کارهای روزمره نسبت به اهداف بلندمدت شما اولویت نداشته باشد. برای تعیین هدف زمان‌دار باید ابتدا به سؤالات زیر پاسخ دهیم:
چه زمانی؟
شش ماه دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
شش هفته دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
امروز چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
نکته این تکنیک، دنبال کردن اهدافی است که مشخص و قابل اندازه‌گیری‌اند. این مسئله باعث می‌شود ذهنیت شما طوری تنظیم شود که در زمانی مشخص، کاری را با نظارت کامل به انجام برسانید.
اولویت‌بندی نسبی یعنی چیدن کارها بر اساس اولویت به طوری که هر کار با توجه به میزان اهمیتش یک شماره منحصر به فرد داشته باشد به عنوان مثال اگر شما ۱۰ کار برای انجام دارید کارها را بر اساس اهمیت و اولویت آنها از شماره ۱ تا ۱۰ مرتب می کنیم. در این روش می‌توانید کارهای بزرگتر را به موارد ریزتر و جزئی تر هم تقسیم کرده و طریقه انجام آنها را ساده‌تر کنید.
با توجه به پویا بودن برنامه روزانه می‌توانید اولویت‌بندی کارهای‌تان را به صورت یک چک لیست روزانه داشته و کارهای روزانه خود را بر اساس اولویت فهرست کرده و آنها را انجام دهید و یک نظم شخصی فوق‌العاده را تجربه کنید. دفتر برنامه‌ریزی چک لیست برتر پیش از اینکه یک دفتر باشد، یک آموزش است! یعنی قبل از بخش مربوط به برنامه‌ریزی روزانه شما، یک بخش مفصل دارد که به طور خاص برنامه‌ریزی را به صاحبان این دفتر آموزش داده است. علاوه بر این، این دفتر شامل چندین فیلم آموزشی نیز می‌باشد که اصول حرفه‌ای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را توضیح می‌دهد.
بخش مربوط به برنامه‌ریزی خود دفتر نیز، مخصوص نوشته کارهای روزانه، شکرگزاری، نوشتن اتفاقات مثبت، یادداشت نکات مهم هر روز می‌باشد و همراه آنها، پس از پایان هر هفته یک داستان و یک قانون برای هفته جدید دارد که همه این‌ها، این دفتر برنامه‌ریزی حرفه‌ای را از سایر دفترهای مشابه متمایز می‌کند. فکر می‌کنم اگر واقعاً نیاز به برنامه‌ریزی حرفه‌ای دارید، این دفتر می‌تواند به طور کامل نیاز شما را برطرف سازد.
در این روش بین یک الی سه کار را در اولویت اصلی قرار می‌دهیم و بقیه کارها را به عنوان جایزه روزانه به برنامه اضافه می‌کنیم و تنها در صورتی که زمان کافی داشتیم آن را انجام می‌دهیم در این روش یک روز کارآمد روزی است که همان یک الی سه هدف اصلی به انجام برسد.
طبق قانون پارتو ۸۰ درصد از نتایج مطلوب ما تنها با انجام ۲۰ درصد از امور و کارهای ما رخ می‌دهند، پس در نتیجه باید به دنبال یافتن ۲۰% کارهای برتر و با اولویت بیشتر باشید. پس شما باید با این کارهای روزانه‌تان جستجو کرده و تنها مواردی را انتخاب کنید که جزو ۲۰ درصد مهم و با اولویت بالا برای شما خواهند بود .
با این روش می‌توانید نتایج بهتری را از کارتان گرفته و رفته رفته با تکرار مداوم این روش‌ها بهترین روش اولویت‌بندی کارها را برای هر زمانی نسبت به سبک زندگی و برنامه های خود پیدا کنید. نکته مهم و قابل تأمل این است که مبحث برنامه‌ریزی کاملاً منحصر به فرد است و هر فرد با توجه به شرایط امکانات منابعی که در اختیار دارد، باید برای خودش برنامه‌ریزی کند و برنامه‌ریزی هر شخص برای خودش بهترین نوع برنامه ریزی می‌باشد.
برای این که بتوانید از این اصل در مدیریت زمان (کلیک کنید)، استفاده کنید، باید در ابتدا تمامی کارهایی که قصد انجامشان را دارید، روی یک برگ لیست کنید و به ترتیب شماره‌گذاری کنید. بعد از آن ببینید که کدام یک از کارها از همه سخت‌تر است و اگر انجام بشوند، نتایج فوق‌العاده ارزشمندی را برای شما ایجاد خواهند کرد.
برای مثال اگر لیست کارهای شما شامل ۱۰ مورد باشد دو تا از این کارها به شدت مهم هستند و اگر انجام شوند شما به نتایج فوق‌العاده بی‌نظیری دست پیدا خواهید کرد. به همین منظور این دو کار را به ابتدای لیست کارهای روزانه خود اضافه کنید و سعی کنید که در ابتدا حتماً این دو کار را در روز انجام دهید و تا زمانی که تمام نشده است لطفاً کار دیگری انجام ندهید.
با توجه به اینکه برنامه روزانه ی شما ایستا یا پویا‌ست می‌توانید اولویت‌بندی کارهای‌تان را مرتب کنید، اگر برنامه روزانه شما به صورت ثابت و تکراری است، می‌توانید کارها را با توجه به اولویت کلی بچینید و برنامه‌ریزی کنید. اگر برنامه کارهای روزانه تان متفاوت است، باید برای هر روز به صورت مجزا یک لیست جدید آماده کنید. بهتر است برای داشتن حس رضایت و امیدواری، زمان انجام هر کار را طولانی تر از حد تخمین بزنید و تعداد کارهای کمتری در روز برای خود در نظر بگیرید. و از تعدد کارهایی که نیمی از آنها انجام نمی‌شوند و به روز بعد موکول می گردند، اجتناب کنید.
بسیاری از شما اصطلاح معروف «قورباغه‌ات را قورت بده» را شنیده‌اید؛ اما این تکنیک چگونه می‌تواند در اولویت‌بندی کارهای روزانه به ما کمک کند؟ در واقع قورباغهٔ هر فرد مهم‌ترین و سخت‌ترین کاری است که ممکن است آن را به تعویق بیاندازد. به عنوان مثال در اولویت‌بندی روزانه، اگر ۲ کار مهم پیش روی خود دارید، ابتدا از بزرگترین، سخت‌ترین و مهم‌ترین آن شروع کنید و سپس تا زمانی که تکمیل نشده است به سراغ کار دیگری نروید.
سؤال بسیاری از افراد پس از اولویت‌بندی کارها این است که حالا چگونه می‌توانند قورباغهٔ خود را پیدا و قورت دهند؟ برای انجام هر چه مؤثرتر این کار، موارد زیر را مد نظرتان قرار دهید:
- کارتان را بدون تعلل و فکر اضافی در ابتدای صبح آغاز کنید.
- نگرش مثبت داشته باشید؛ در هنگام انجام وظایف خود، وقتی تجربیات، افکار و احساسات مثبتی دارید، مغز شما هورمون اندروفین ترشح می‌کند که باعث ایجاد احساس شادی، رضایت و لذت می‌شود. این احساسات میزان تمرکز و بهره‌وری را بالاتر می‌برد و به کار شما سرعت می‌بخشد؛
- اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت تعیین کنید و برای رسیدن به آنها صبور باشید؛
- ذهن مانند یک ماهیچه است و تمرین بیشتر باعث قوی‌ترشدن آن خواهد شد. هرچه در انجام روتین روزانهٔ برنامه‌تان استمرار بیشتری به‌خرج دهید، ذهن شما نیز نسبت به آن متعهدتر می‌شود.
پیشنهاد ما برای شما: اکهارت تل به عنوان یکی از الهام‌بخش‌ترین رهبران معنوی دنیای امروز شناخته می‌شود. "اکهارت تل" در "دوره آفرینش رؤیاها" (کلیک کنید)، به بررسی این موضوع می‌پردازد که چگونه می‌توان با تغییر حالت آگاهی، شرایط بیرونی را تغییر داد. یاد می‌گیرید که چطور از اعماق وجودتان و با قدرتی نشأت گرفته از هوش خلاق کائنات، اهداف و خواسته‌های‌تان را خلق کنید.
دیوید آلن دیدگاهی نو نسبت به اولویت‌بندی کارها دارد. او به جای مدیریت زمان از اصطلاح «مدیریت فکر» استفاده می‌کند. با توجه به این رویکرد وقتی شما فکر می‌کنید زمانی برای انجام کارهای خود ندارید؛ در واقع کارهایی که برای خود تعیین کرده‌اید بیشتر از میزان توانایی‌های‌تان است.
پس به جای گشتن به دنبال انواع راهکارهای مدیریت زمان بهتر است بیاندیشید چه وظایف سنگینی به صورت آگاهانه و ناآگاهانه در ذهن‌تان تلنبار شده است که شما را تحت فشار قرار می‌دهد. تا وقتی که ذهن شما مملوء از شلوغی است، همچنان با فهرستی از وظایف به هم ریخته که تکمیل آنها برای‌تان دشوار است، روبرو می‌شوید. برای مرتب‌کردن این آشفتگی‌ها، می‌توان با نوشتن کارها روی کاغذ شروع کرد. برای مرتب‌کردن این آشفتگی‌ها، می‌توان از روش GTD دیوید آلن استفاده کرد. این شیوه شامل پنج مرحله است که به شما کمک می‌کند کارهای خود را بدون استرس در موعد مقرر به پایان برسانید.
۱) ثبت: همهٔ کارهایی را که هر لحظه از شبانه‌روز وارد فکر و ذهن‌تان می‌شود، یادداشت کنید. این شیوه باعث می‌شود ذهن‌تان از فشار و شلوغی رها شود و به صورت خلاقانه فکر کنید.
۲) بررسی: کارهای ثبت‌شده را بررسی کنید و دربارهٔ اینکه کدام یک قابل انجام دادن هستند و چگونه باید انجام شوند، تصمیم بگیرید. اگر کاری کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد، همان لحظه انجامش بدهید؛ اگر نیاز به برنامه‌ریزی داشت، آن را به فهرست بعدی منتقل کنید و اگر نیاز به اطلاعات بیشتر بود، آن را به فهرست مطالعات منتقل کنید. اگر نمی‌خواهید یا نمی‌توانید کاری را انجام دهید، آن را حذف یا به فهرست شاید/روزی منتقل کنید.
۳) سازماندهی: کارهای منتقل‌شده به فهرست‌های مختلف را براساس اهمیت، مهلت تحویل و شرایط لازم برای انجام آنها، اولویت‌بندی کنید. برای هر کار یک عمل قابل اجرا تعریف کنید و آن را به فهرست «برای انجام» منتقل کنید. برای هر پروژه یک هدف و چندین عمل قابل اجرا تعریف کنید و آنها را به فهرست پروژه منتقل کنید. برای هر مسئولیت یک هدف و چندین پروژه تعریف کنید و آنها را به فهرست مسئولیت منتقل کنید.
۴) بازبینی: فهرست‌های خود را حداقل یک بار در هفته به صورت منظم بازبینی کنید و ببینید چه تغییرات و به‌روزرسانی‌هایی لازم است. همچنین فعالیت‌های خود را با هدف و مسئولیت های خود بسنجید و سطح پیشرفت‌تان را ارزیابی کنید.
۵) انجام: عمل قابل اجرای مناسب را در هر لحظه براساس شرایط موجود انتخاب و اجرا کنید. برای این کار می‌توانید از فهرست «برای انجام» خود استفاده کنید.
طبق تحقیقاتی که اریک دیردروف (یکی از استادان مدیریت دانشگاه هاروارد) انجام داده است مدیریت زمان متشکل از ۳ مهارت آگاهی، اولویت‌بندی و سازگاری است. اکثر مردم مدیریت زمان را تنها با اولویت‌بندی می‌شناسند و به همین دلیل در برنامه‌ریزی‌های خود با شکست‌های پی‌درپی روبه‌رو می‌شوند. در این تحقیقات ( که بر روی ۱۲۰۰ نفر انجام شد )، مشخص شد که برای انجام کارها داشتن هر ۳ مهارت الزامی است اما اولویت‌بندی و سازگاری از اهمیت بیشتری برخوردار است:
- آگاهی: تفکر واقع‌بینانه درمورد میزان زمان و توانایی خود در انجام هر کار.
- اولویت‌بندی: سازماندهی اهداف، برنامه‌ها و وظایف برای استفاده موثر از زمان.
- سازگاری: سازگاری با وقفه‌های ایجادشده در برنامه یا به هم خوردن ترتیب اولویت‌بندی.
همانطور که در توضیحات اولیه مشخص شد، اولویت‌بندی کارها باعث می‌شود برنامه‌ریزی خوبی برای انجام کارهای خود داشته باشیم؛ یعنی در برنامه‌ریزی کارهای خود باید اولویت کارهای مهم را حتماً در نظر بگیریم، زیرا فقط انجام کارهای مهم باعث پیشرفت و افزایش درآمد ما می شود و یک برنامه‌ریزی دقیق می‌تواند ما را در رسیدن به اهدافمان یاری نماید.
در صورت اولویت‌بندی کارها، چون کارهای بسیار زیادی که از اولویت بالایی برخوردار هستند و برای پیشرفت ما مهم هستند، مشخص می‌شود دیگر وقتی برای انجام کارهای غیرمفید باقی نمی‌ماند. در نتیجه از اتلاف وقت و انرژی ما جلوگیری خواهد شد. در صورت اولویت‌بندی کارها، تصمیم‌گیری برای انتخاب کارهای مهم و اولویت‌دار که باعث پیشرفت ما می‌شود، بسیار راحت‌تر خواهد شد.
در صورت اولویت‌بندی کارها بر اساس اهداف و استعدادها و توانمندی ما می‌توانیم بیشترین استفاده را از توانایی‌های خود ببریم و با سرعت بیشتری پیشرفت کنیم. بیشترین استرس افراد در زندگی به خاطر اوضاع نابسامان و به‌هم‌ریختگی فعالیت آنها است. البته همه افرادی که مشغله‌های زیادی در زندگی دارند، درگیر استرس نمی‌شوند. حتی تعداد افراد زیادی هستند که علاوه بر اینکه کار و مشغله‌های زیادی در روز دارند و برنامه‌های زیادی برای روز خودشان تعریف کرده‌اند، اما از آرامش و بهداشت روان بالایی برخوردار هستند. این افراد برنامه‌ریزی دقیقی برای انجام تمامی کارها و فعالیت‌های خود دارند و اصول اولویت‌بندی را به درستی رعایت می‌کنند. در نتیجه این افراد از فشارهای عصبی و استرس‌زای ناشی از فعالیت‌های بسیار زیاد و برنامه‌های شلوغ روزانه آسوده خاطر هستند.
خوشحال می‌شویم تجربیات خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
آیا کارها و اهداف خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟
چه اصولی را در اولویت‌بندی کارهای‌تان رعایت می‌کنید؟
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
روش‌های اولویت‌بندی کارها!
کارهای روزانه خود را بر چه اساسی اولویت‌بندی می‌کنید؟
ترتیب خاصی را رعایت می‌کنید یا خیر؟
به نظرتان اولویت انجام کارها در رسیدن به موفقیت تأثیر دارد؟
بسیاری از افراد برای انجام کارهای روزانه و روزمره خود دچار مشکل می‌شوند یا خیلی‌ها نمی‌توانند به انجام تمام کارهای خود برسند و دائماً وقت کم می‌آورند. این افراد مشکل در اولویت‌بندی دارند و نمی‌دانند که چطور باید کارهای خود را طوری مدیریت کنند که بتوانند موفق به تکمیل همه آنها شوند. در این مقاله قصد داریم دقیقاً درباره همین موضوع صحبت کنیم و برای شما نکاتی را بیان کنیم که بتوانید به بهترین شکل ممکن کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و برنامه‌ریزی کنید. پس حتماً تا پایان همراه ما باشید.
اگر بخواهیم اولویت‌بندی را به صورت خیلی ساده و و بر اساس معنی لغوی آن تعریف کنیم، به این معنی است که اول کدام کار را انجام دهیم؟ این تعریف در عمل هم به ما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را در برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهایمان رعایت کنیم؛ یعنی آن کدام کار است که اگر امروز انجام دهیم، بزرگترین کار خود را انجام داده‌ایم و بیشترین سود را بدست خواهیم آورد و اگر امروز انجام ندهیم ضرر بزرگی متوجه ما خواهد شد؟
به همین ترتیب دومین کار و سومین کار را در لیست برنامه‌ریزی خود مرتب می‌کنیم تا اینکه آخرین کار دارای کمترین سود و انجام ندادن آن کمترین ضرر را به همراه خواهد داشت.
البته اگر کارهایی که در شبانه‌روز انجام می‌دهید را باید دقیق‌تر بررسی کنید؛ گاهی افراد کارهایی را انجام می‌دهند که انجام آنها باعث بیشترین ضرر و انجام ندادن آنها بیشترین سود را به همراه خواهد داشت. شما با نوشتن کارهای‌تان متوجه خواهید شد که کارهایی که در شبانه روز انجام می‌دهید چقدر می تواند باعث خوشبختی و یا بدبختی شما در آینده شود.
همه انسان ها چه افراد ثروتمند و چه افراد فقیر همگی در طول شبانه روز فقط ۲۴ ساعت زمان دارند تا کارهای خود را انجام دهند و این زمان به هیچ وجه قابل تغییر و یا کند شدن نمی‌باشد! تنها فرق انسان‌های ثروتمند با انسان های فقیر در این است که انسان های ثروتمند کارهای خود را اولویت‌بندی می‌کنند و ابتدا کارهای با اولویت بالا که برای آنها دارای سود بیشتری است را انجام می‌دهند؛ ولی افراد فقیر هیچ اولویت‌بندی در کارهایشان ندارند.
پیشنهاد ما برای شما: پکیج مدار ثروت (کلیک کنید)، برای آموزش دادن مغز شما طراحی شده است تا کاری کند که در مدار ثروتمندان قرار بگیرید! حالا شما یک برنامه انقلابی در دست دارید که با استفاده از جدیدترین و قدرتمندترین تکنولوژی‌های ثابت شده‌‌ی علمی و توسط دو تن از اساتید بزرگ این حوزه به شما کمک می‌کند، مجموعه‌ای از باورها و عادت‌های جدیدی را در خودتان ایجاد کنید تا به کمکشان به سادگی پول بیشتری به دست آورید.
بنابراین زمان خود را برای انجام کارهایی که سود بسیار کمی دارد، هدر می‌دهند و مدام این سؤال را می‌پرسند که چرا وقت کم می‌آریم و کمبود وقت داریم؟ حال که اهمیت اولویت‌بندی کارها مشخص شد و نقش آندر خوشبختی و یا بدبختی افراد تبیین گردید، شما هم می‌توانید با به کار بستن اصول اولویت‌بندی کارها به راحتی به تمام آرزوهای خود دست یابید و به موفقیت‌های دلخواه‌تان برسید.
برای بسیاری از ما پیش آمده است که در محل کار و زندگی روزمره با فهرستی از کارها روبرو شویم که ندانیم کدام یک فوریت بیشتری دارد و باید در اولویت اول ما قرار بگیرند؛ به همین دلیل با استرس تکمیل‌نکردن وظایف کاری یا نرسیدن به موقع به یک قرار مهم مواجه شده‌ایم.
اگر لیست بلند بالایی از کارهای انجام نشده در ذهن خود داشته باشید، انجام دادن مسئلهٔ جدید برای‌تان بسیار دشوار خواهد بود. با اولویت‌بندی کارها در زندگی نه تنها وظایف در زمان مناسب به اتمام می‌رسند بلکه میزان بازدهی هر کار نیز بیشتر می‌شود.
هنگامی که عبارت اولویت‌بندی کارها را می‌شنویم بدون استثناء به یاد مدیریت زمان می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌افتیم. در واقع به طور دقیق‌تر می‌توان گفت که اولویت‌بندی جزئی از مهارت مدیریت زمان است. امروزه ابزارهای بسیاری برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی مانند اپلیکیشن‌های موبایل و دسکتاپ، پلنر‌ها، تقویم‌های هشداردهنده (گوگل کلندر) و… وجود دارد، اما مهم‌تر از داشتن ابزار، یادگیری و درک عمیق این مهارت است و یادگرفتن اینکه چگونه کارهایمان را اولویت‌بندی کنیم؟
دکتر دیردروف (استاد مدیریت و کارآفرینی دانشگاه هاروارد) در این باره مثال جالبی می‌زند: «اگر شما تمامی تجهیزات پیشرفتهٔ آشپزی را به فردی که چیزی آن بلد نیست بدهید یک شبه سرآشپز حرفه‌ای نخواهد شد». یادگیری اولویت‌بندی در کارها می‌تواند در پیشرفت شغلی ما تغییرات شگرفی ایجاد کند و به زندگی روزمره ما نیز آرامش و نظم به خصوصی ببخشد.
این روش توسط رئیس‌جمهور پیشین ایالات متحده جناب آقای دوایت دیوید آیزنهاور مطرح شده است که به ما کمک می‌کند با بهینه‌سازی زمان، به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنیم. روش آیزنهاور، وظایف را به چهار دسته زیر تقسیم می‌کند:
- وظایف مهم و فوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور بالاترین سطح اولویت را به خود اختصاص می‌دهند و تمرکز ما باید روی این دسته باشد تا بتوانیم در اولین فرصت (معمولاً توصیه می‌شود در همان روز) کارهای این دسته را به پایان برسانیم. مثل کارهای اضطراری و ضرب‌العجل.
- وظایف مهم ولی غیرفوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور، اهداف طولانی‌مدت هستند. یعنی اهمیت دارند؛ ولی هنوز مهلت اتمام آنها نزدیک نیست. ما باید بتوانیم با مدیریت زمان، برای انجام آنها در روزهای آتی برنامه‌ریزی کنیم. مثل: آماده شدن برای سمیناری که سه ماه تا موعد برگزاری آن زمان باقی مانده است.
- وظایف غیر مهم ولی فوری: این‌ها وظایفی هستند که می‌توانیم انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کنیم. اگر لازم است که این وظایف به دست خودمان انجام شوند، در ماتریس آیزنهاور باید پس از انجام کارهای موجود در دسته‌بندی اول و دوم، به آنها رسیدگی کنیم. مثل پاسخ به ایمیل‌ها.
- وظایف غیر مهم و غیرفوری: در این ماتریس، وظایف این بخش در دسته‌بندی «حذف» قرار می‌گیرند، چون نباید آنها را انجام دهیم! این موضوع ممکن است با توجه به درک افراد از ضرورت و اهمیت وظایف، برای هر شخصی متفاوت باشد. اما به طور کلی، انجام این کارها هیچ فایده و ضرورتی ندارد و اتلاف وقت محسوب می‌شود. مثل بررسی رسانه‌های اجتماعی، تماشای تلویزیون. به یاد داشته باشید، مهم به این معنی است که کار از اهمیت بالایی برخوردار است و فوری به این معنی است که حساس به زمان است.
روش اولویت‌بندی ABC از سه حرف اول الفبای انگلیسی استفاده می‌کند تا اولویت‌های ما را مشخص کند و سازماندهی ما را در همه جنبه‌ها افزایش دهد. اول، باید لیستی از تمام اولویت‌های خود را برای یک دوره زمانی خاص، (برای مثال برای امروز یا این هفته) بنویسیم. سپس یک A یا B یا C و یک عدد کنار هر اولویتی که در لیست خود قرار دادیم، بنویسیم.
- معنی A چیست؟
لیست A وظایفی هستند که در بخش مهم و فوری ماتریس آیزنهاور قرار دارند. این‌ها کارهایی هستند که باید انجام شوند و اگر این کارها را انجام ندهیم، پیامدهایی منفی خواهند داشت؛ مانند تمام نکردن مقاله‌ای که رئیس شما تا فردا به آن نیاز دارد. در کنار کارهایی که در لیست A قرار گرفته‌اند از 1 تا 10 یک عدد قرار می‌دهیم. مهم‌ترین کار در لیست، شماره 1 را به خود اختصاص می‌دهد و شماره 10 به این معناست که آن کار هنوز هم مهم است، اما کمترین اهمیت را در دسته A دارد.
- معنی B چیست؟
این‌ها شبیه به کارهای مهم اما نه فوری ماتریس آیزنهاور هستند. این وظایف مهم هستند؛ اما در حال حاضر به حداکثر توجه ما نیاز ندارند؛ چون عواقب جدی برای عدم انجام آنها در حال حاضر وجود ندارد. ما هرگز نباید یک اولویت B را قبل از اولویت A انجام دهیم. فقط در صورتی که همه کارها را در لیست A روشن کنیم، می‌توانیم اولویت B را انجام دهیم.
- معنی C چیست؟
این‌ها مشابه کارهای نه مهم و نه فوری ماتریس آیزنهاور هستند. اگر ما این کارها را انجام ندهیم، هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت. به عنوان مثال، اگر من یک فصل کامل از یک برنامه تلویزیونی را تماشا کنم یا نه هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت. ابتدا کار A که نمره 1 را گرفته است، شروع کنید و تا زمانی که کار به طور کامل تمام نشده است وارد بقیه کارها نشوید. سپس به وظایف لیست A خود ادامه دهید و پس از اتمام آن می‌توانید به وظایف B و پس از آن به وظایف C بپردازید.
SMART مخفف چندین کلمه است که می‌توانیم از آن برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنیم. معیارهای آن معمولاً به «مفهوم مدیریت» به وسیله اهداف پیتر دراکر نسبت داده می‌شود. این روش برای اولین بار در شماره نوامبر ۱۹۸۱ در Management Review توسط جورج تی دروان معرفی شد. کلمه اسمارت سر واژه کلمات (specific) مشخص، (measurable) قابل‌اندازه‌گیری، (attainable) قابل دستیابی، (relevant) مناسب و (time-bound) محدود به زمان است.
(برای خلق و دستیابی به اهداف و خواسته‌های‌تان، "متود سیلوا" از "ویشن لاکیانی" (کلیک کنید)، که توسط تیم رویال‌مایند ترجمه و تهیه شده است، را به شما پیشنهاد می‌کنیم. متود سیلوا به شما کمک می کند رسالت و اهداف‌تان را در زندگی کشف کنید. متوجه دلیل و هدف حقیقی حضورتان در این سیاره می‌شوید و در مسیری قدم بر می‌دارید که هر ثانیه، هر روز و هر لحظه شما را به این هدف نزدیک‌تر می‌کند. پس این اثر فوق‌العاده را از دست ندهید).
- مشخص
هدف ما باید مشخص و شفاف باشد، در غیر این صورت نمی‌توانیم تلاش خود را روی آن متمرکز کنیم یا برای رسیدن به آن انگیزه داشته باشیم. پاسخ به پنج سؤال زیر می‌تواند در این راستا به ما کمک کند:
می‌خواهم به چه چیزهایی برسم؟
چرا این هدف مهم است؟
چه کسی می‌تواند به من در رسیدن به این هدف کمک کند؟
آیا برای دستیابی به این هدف امکانات خاصی نیاز است؟
آیا منابعی برای دستیابی به آن و محدودیت‌های پیش روی آن وجود دارد؟
- قابل اندازه‌گیری
برای رسیدن به هر هدفی باید آن هدف را به گونه‌ای انتخاب کنیم که قابل‌اندازه‌گیری باشد؛ بنابراین می‌توانیم طی مراحل رسیدن به هدف، پیشرفت کار را اندازه‌گیری کنیم و همچنین انگیزه خود را برای ادامه حفظ کنیم. ارزیابی پیشرفت به ما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنیم، به مدت زمان مشخص شده برای رسیدن به هدف پایبند باشیم و هیجان نزدیک شدن به رسیدن به هدف خود را احساس کنیم. برای تعیین هدف باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهیم:
چقدر؟
چند تا؟
چگونه بدانم کارها انجام شده‌اند؟
- قابل دستیابی
هدف ما همچنین برای رسیدن به موفقیت باید واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشد. به عبارت دیگر، این هدف‌گذاری باید توانایی‌های ما را افزایش دهد؛ اما همچنان انجام و رسیدن به آن برای ما ممکن باشد. وقتی هدف قابل دستیابی را تعیین می‌کنیم، ممکن است بتوانیم فرصت‌ها یا منابعی که قبلاً نادیده گرفته‌ایم، شناسایی کنیم که سریع‌تر به هدف خود برسیم. برای مشخص کردن یک هدف قابل دستیابی باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهیم:
چگونه می‌توانم این هدف را محقق کنم؟
با توجه به سایر محدودیت‌ها، از جمله عوامل مالی، این هدف چقدر واقع‌بینانه است؟
- مناسب
این مرحله در مورد اطمینان از این است که هدف برای ما مهم است و همچنین با سایر اهداف ما هم‌خوانی دارد. همه ما برای دستیابی به اهداف خود به پشتیبانی و کمک نیاز داریم، اما حفظ کنترل بر آنها از هر چیزی مهم‌تر است؛ بنابراین باید در هدف‌گذاری به گونه‌ای پیش برویم که بتوانیم به درستی و هماهنگ کارها را پیش ببریم، چرا که مسئول رسیدن به اهداف، خود ما هستیم.
(اگر به دنبال تحقق اهداف خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم دوره‌ی فوق‌العاده "دوره‌ی جهش کوانتومی" اثر "برت گلدمن" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. این دوره، یک برنامه آنلاین است که به کمک آن و به واسطه قدرت تجسم پیشرفته، مرحله به مرحله جهان‌های موازی را کاوش کرده، با خود برتر و نسخه‌های مختلف‌تان ملاقات کرده و از آنها در خصوص تحقق اهداف و خواسته‌های‌تان راهنمایی دریافت می‌کنید). اگر هدف خود را به درستی و مرتبط انتخاب کرده باشیم، باید به تمام سؤالات زیر پاسخ بله بدهیم:
آیا هدفی که دارم ارزشمند است؟
آیا زمان مناسبی برای این هدف‌گذاری است؟
آیا این هدف با دیگر هدف‌ها و برنامه‌های من مطابقت و هم‌خوانی دارد؟
آیا من فرد مناسبی برای رسیدن به این هدف هستم؟
آیا در شرایط اقتصادی – اجتماعی فعلی این هدف قابل دستیابی است؟
- محدود به زمان
هر هدفی نیاز به زمان‌بندی دارد، به همین خاطر ما می‌توانیم به راحتی برنامه‌ها را بر روی زمانی که تعیین کردیم پیش ببریم و تمام آنچه برای رسیدن به هدف نیاز است را عملی کنیم. این قسمت از معیارهای هدف‌گذاری به روش SMART به ما کمک می‌کند تا کارهای روزمره نسبت به اهداف بلندمدت شما اولویت نداشته باشد. برای تعیین هدف زمان‌دار باید ابتدا به سؤالات زیر پاسخ دهیم:
چه زمانی؟
شش ماه دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
شش هفته دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
امروز چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
نکته این تکنیک، دنبال کردن اهدافی است که مشخص و قابل اندازه‌گیری‌اند. این مسئله باعث می‌شود ذهنیت شما طوری تنظیم شود که در زمانی مشخص، کاری را با نظارت کامل به انجام برسانید.
اولویت‌بندی نسبی یعنی چیدن کارها بر اساس اولویت به طوری که هر کار با توجه به میزان اهمیتش یک شماره منحصر به فرد داشته باشد به عنوان مثال اگر شما ۱۰ کار برای انجام دارید کارها را بر اساس اهمیت و اولویت آنها از شماره ۱ تا ۱۰ مرتب می کنیم. در این روش می‌توانید کارهای بزرگتر را به موارد ریزتر و جزئی تر هم تقسیم کرده و طریقه انجام آنها را ساده‌تر کنید.
با توجه به پویا بودن برنامه روزانه می‌توانید اولویت‌بندی کارهای‌تان را به صورت یک چک لیست روزانه داشته و کارهای روزانه خود را بر اساس اولویت فهرست کرده و آنها را انجام دهید و یک نظم شخصی فوق‌العاده را تجربه کنید. دفتر برنامه‌ریزی چک لیست برتر پیش از اینکه یک دفتر باشد، یک آموزش است! یعنی قبل از بخش مربوط به برنامه‌ریزی روزانه شما، یک بخش مفصل دارد که به طور خاص برنامه‌ریزی را به صاحبان این دفتر آموزش داده است. علاوه بر این، این دفتر شامل چندین فیلم آموزشی نیز می‌باشد که اصول حرفه‌ای برنامه‌ریزی و مدیریت زمان را توضیح می‌دهد.
بخش مربوط به برنامه‌ریزی خود دفتر نیز، مخصوص نوشته کارهای روزانه، شکرگزاری، نوشتن اتفاقات مثبت، یادداشت نکات مهم هر روز می‌باشد و همراه آنها، پس از پایان هر هفته یک داستان و یک قانون برای هفته جدید دارد که همه این‌ها، این دفتر برنامه‌ریزی حرفه‌ای را از سایر دفترهای مشابه متمایز می‌کند. فکر می‌کنم اگر واقعاً نیاز به برنامه‌ریزی حرفه‌ای دارید، این دفتر می‌تواند به طور کامل نیاز شما را برطرف سازد.
در این روش بین یک الی سه کار را در اولویت اصلی قرار می‌دهیم و بقیه کارها را به عنوان جایزه روزانه به برنامه اضافه می‌کنیم و تنها در صورتی که زمان کافی داشتیم آن را انجام می‌دهیم در این روش یک روز کارآمد روزی است که همان یک الی سه هدف اصلی به انجام برسد.
طبق قانون پارتو ۸۰ درصد از نتایج مطلوب ما تنها با انجام ۲۰ درصد از امور و کارهای ما رخ می‌دهند، پس در نتیجه باید به دنبال یافتن ۲۰% کارهای برتر و با اولویت بیشتر باشید. پس شما باید با این کارهای روزانه‌تان جستجو کرده و تنها مواردی را انتخاب کنید که جزو ۲۰ درصد مهم و با اولویت بالا برای شما خواهند بود .
با این روش می‌توانید نتایج بهتری را از کارتان گرفته و رفته رفته با تکرار مداوم این روش‌ها بهترین روش اولویت‌بندی کارها را برای هر زمانی نسبت به سبک زندگی و برنامه های خود پیدا کنید. نکته مهم و قابل تأمل این است که مبحث برنامه‌ریزی کاملاً منحصر به فرد است و هر فرد با توجه به شرایط امکانات منابعی که در اختیار دارد، باید برای خودش برنامه‌ریزی کند و برنامه‌ریزی هر شخص برای خودش بهترین نوع برنامه ریزی می‌باشد.
برای این که بتوانید از این اصل در مدیریت زمان (کلیک کنید)، استفاده کنید، باید در ابتدا تمامی کارهایی که قصد انجامشان را دارید، روی یک برگ لیست کنید و به ترتیب شماره‌گذاری کنید. بعد از آن ببینید که کدام یک از کارها از همه سخت‌تر است و اگر انجام بشوند، نتایج فوق‌العاده ارزشمندی را برای شما ایجاد خواهند کرد.
برای مثال اگر لیست کارهای شما شامل ۱۰ مورد باشد دو تا از این کارها به شدت مهم هستند و اگر انجام شوند شما به نتایج فوق‌العاده بی‌نظیری دست پیدا خواهید کرد. به همین منظور این دو کار را به ابتدای لیست کارهای روزانه خود اضافه کنید و سعی کنید که در ابتدا حتماً این دو کار را در روز انجام دهید و تا زمانی که تمام نشده است لطفاً کار دیگری انجام ندهید.
با توجه به اینکه برنامه روزانه ی شما ایستا یا پویا‌ست می‌توانید اولویت‌بندی کارهای‌تان را مرتب کنید، اگر برنامه روزانه شما به صورت ثابت و تکراری است، می‌توانید کارها را با توجه به اولویت کلی بچینید و برنامه‌ریزی کنید. اگر برنامه کارهای روزانه تان متفاوت است، باید برای هر روز به صورت مجزا یک لیست جدید آماده کنید. بهتر است برای داشتن حس رضایت و امیدواری، زمان انجام هر کار را طولانی تر از حد تخمین بزنید و تعداد کارهای کمتری در روز برای خود در نظر بگیرید. و از تعدد کارهایی که نیمی از آنها انجام نمی‌شوند و به روز بعد موکول می گردند، اجتناب کنید.
بسیاری از شما اصطلاح معروف «قورباغه‌ات را قورت بده» را شنیده‌اید؛ اما این تکنیک چگونه می‌تواند در اولویت‌بندی کارهای روزانه به ما کمک کند؟ در واقع قورباغهٔ هر فرد مهم‌ترین و سخت‌ترین کاری است که ممکن است آن را به تعویق بیاندازد. به عنوان مثال در اولویت‌بندی روزانه، اگر ۲ کار مهم پیش روی خود دارید، ابتدا از بزرگترین، سخت‌ترین و مهم‌ترین آن شروع کنید و سپس تا زمانی که تکمیل نشده است به سراغ کار دیگری نروید.
سؤال بسیاری از افراد پس از اولویت‌بندی کارها این است که حالا چگونه می‌توانند قورباغهٔ خود را پیدا و قورت دهند؟ برای انجام هر چه مؤثرتر این کار، موارد زیر را مد نظرتان قرار دهید:
- کارتان را بدون تعلل و فکر اضافی در ابتدای صبح آغاز کنید.
- نگرش مثبت داشته باشید؛ در هنگام انجام وظایف خود، وقتی تجربیات، افکار و احساسات مثبتی دارید، مغز شما هورمون اندروفین ترشح می‌کند که باعث ایجاد احساس شادی، رضایت و لذت می‌شود. این احساسات میزان تمرکز و بهره‌وری را بالاتر می‌برد و به کار شما سرعت می‌بخشد؛
- اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت تعیین کنید و برای رسیدن به آنها صبور باشید؛
- ذهن مانند یک ماهیچه است و تمرین بیشتر باعث قوی‌ترشدن آن خواهد شد. هرچه در انجام روتین روزانهٔ برنامه‌تان استمرار بیشتری به‌خرج دهید، ذهن شما نیز نسبت به آن متعهدتر می‌شود.
پیشنهاد ما برای شما: اکهارت تل به عنوان یکی از الهام‌بخش‌ترین رهبران معنوی دنیای امروز شناخته می‌شود. "اکهارت تل" در "دوره آفرینش رؤیاها" (کلیک کنید)، به بررسی این موضوع می‌پردازد که چگونه می‌توان با تغییر حالت آگاهی، شرایط بیرونی را تغییر داد. یاد می‌گیرید که چطور از اعماق وجودتان و با قدرتی نشأت گرفته از هوش خلاق کائنات، اهداف و خواسته‌های‌تان را خلق کنید.
دیوید آلن دیدگاهی نو نسبت به اولویت‌بندی کارها دارد. او به جای مدیریت زمان از اصطلاح «مدیریت فکر» استفاده می‌کند. با توجه به این رویکرد وقتی شما فکر می‌کنید زمانی برای انجام کارهای خود ندارید؛ در واقع کارهایی که برای خود تعیین کرده‌اید بیشتر از میزان توانایی‌های‌تان است.
پس به جای گشتن به دنبال انواع راهکارهای مدیریت زمان بهتر است بیاندیشید چه وظایف سنگینی به صورت آگاهانه و ناآگاهانه در ذهن‌تان تلنبار شده است که شما را تحت فشار قرار می‌دهد. تا وقتی که ذهن شما مملوء از شلوغی است، همچنان با فهرستی از وظایف به هم ریخته که تکمیل آنها برای‌تان دشوار است، روبرو می‌شوید. برای مرتب‌کردن این آشفتگی‌ها، می‌توان با نوشتن کارها روی کاغذ شروع کرد. برای مرتب‌کردن این آشفتگی‌ها، می‌توان از روش GTD دیوید آلن استفاده کرد. این شیوه شامل پنج مرحله است که به شما کمک می‌کند کارهای خود را بدون استرس در موعد مقرر به پایان برسانید.
۱) ثبت: همهٔ کارهایی را که هر لحظه از شبانه‌روز وارد فکر و ذهن‌تان می‌شود، یادداشت کنید. این شیوه باعث می‌شود ذهن‌تان از فشار و شلوغی رها شود و به صورت خلاقانه فکر کنید.
۲) بررسی: کارهای ثبت‌شده را بررسی کنید و دربارهٔ اینکه کدام یک قابل انجام دادن هستند و چگونه باید انجام شوند، تصمیم بگیرید. اگر کاری کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد، همان لحظه انجامش بدهید؛ اگر نیاز به برنامه‌ریزی داشت، آن را به فهرست بعدی منتقل کنید و اگر نیاز به اطلاعات بیشتر بود، آن را به فهرست مطالعات منتقل کنید. اگر نمی‌خواهید یا نمی‌توانید کاری را انجام دهید، آن را حذف یا به فهرست شاید/روزی منتقل کنید.
۳) سازماندهی: کارهای منتقل‌شده به فهرست‌های مختلف را براساس اهمیت، مهلت تحویل و شرایط لازم برای انجام آنها، اولویت‌بندی کنید. برای هر کار یک عمل قابل اجرا تعریف کنید و آن را به فهرست «برای انجام» منتقل کنید. برای هر پروژه یک هدف و چندین عمل قابل اجرا تعریف کنید و آنها را به فهرست پروژه منتقل کنید. برای هر مسئولیت یک هدف و چندین پروژه تعریف کنید و آنها را به فهرست مسئولیت منتقل کنید.
۴) بازبینی: فهرست‌های خود را حداقل یک بار در هفته به صورت منظم بازبینی کنید و ببینید چه تغییرات و به‌روزرسانی‌هایی لازم است. همچنین فعالیت‌های خود را با هدف و مسئولیت های خود بسنجید و سطح پیشرفت‌تان را ارزیابی کنید.
۵) انجام: عمل قابل اجرای مناسب را در هر لحظه براساس شرایط موجود انتخاب و اجرا کنید. برای این کار می‌توانید از فهرست «برای انجام» خود استفاده کنید.
طبق تحقیقاتی که اریک دیردروف (یکی از استادان مدیریت دانشگاه هاروارد) انجام داده است مدیریت زمان متشکل از ۳ مهارت آگاهی، اولویت‌بندی و سازگاری است. اکثر مردم مدیریت زمان را تنها با اولویت‌بندی می‌شناسند و به همین دلیل در برنامه‌ریزی‌های خود با شکست‌های پی‌درپی روبه‌رو می‌شوند. در این تحقیقات ( که بر روی ۱۲۰۰ نفر انجام شد )، مشخص شد که برای انجام کارها داشتن هر ۳ مهارت الزامی است اما اولویت‌بندی و سازگاری از اهمیت بیشتری برخوردار است:
- آگاهی: تفکر واقع‌بینانه درمورد میزان زمان و توانایی خود در انجام هر کار.
- اولویت‌بندی: سازماندهی اهداف، برنامه‌ها و وظایف برای استفاده موثر از زمان.
- سازگاری: سازگاری با وقفه‌های ایجادشده در برنامه یا به هم خوردن ترتیب اولویت‌بندی.
همانطور که در توضیحات اولیه مشخص شد، اولویت‌بندی کارها باعث می‌شود برنامه‌ریزی خوبی برای انجام کارهای خود داشته باشیم؛ یعنی در برنامه‌ریزی کارهای خود باید اولویت کارهای مهم را حتماً در نظر بگیریم، زیرا فقط انجام کارهای مهم باعث پیشرفت و افزایش درآمد ما می شود و یک برنامه‌ریزی دقیق می‌تواند ما را در رسیدن به اهدافمان یاری نماید.
در صورت اولویت‌بندی کارها، چون کارهای بسیار زیادی که از اولویت بالایی برخوردار هستند و برای پیشرفت ما مهم هستند، مشخص می‌شود دیگر وقتی برای انجام کارهای غیرمفید باقی نمی‌ماند. در نتیجه از اتلاف وقت و انرژی ما جلوگیری خواهد شد. در صورت اولویت‌بندی کارها، تصمیم‌گیری برای انتخاب کارهای مهم و اولویت‌دار که باعث پیشرفت ما می‌شود، بسیار راحت‌تر خواهد شد.
در صورت اولویت‌بندی کارها بر اساس اهداف و استعدادها و توانمندی ما می‌توانیم بیشترین استفاده را از توانایی‌های خود ببریم و با سرعت بیشتری پیشرفت کنیم. بیشترین استرس افراد در زندگی به خاطر اوضاع نابسامان و به‌هم‌ریختگی فعالیت آنها است. البته همه افرادی که مشغله‌های زیادی در زندگی دارند، درگیر استرس نمی‌شوند. حتی تعداد افراد زیادی هستند که علاوه بر اینکه کار و مشغله‌های زیادی در روز دارند و برنامه‌های زیادی برای روز خودشان تعریف کرده‌اند، اما از آرامش و بهداشت روان بالایی برخوردار هستند. این افراد برنامه‌ریزی دقیقی برای انجام تمامی کارها و فعالیت‌های خود دارند و اصول اولویت‌بندی را به درستی رعایت می‌کنند. در نتیجه این افراد از فشارهای عصبی و استرس‌زای ناشی از فعالیت‌های بسیار زیاد و برنامه‌های شلوغ روزانه آسوده خاطر هستند.
خوشحال می‌شویم تجربیات خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
آیا کارها و اهداف خود را اولویت‌بندی می‌کنید؟
چه اصولی را در اولویت‌بندی کارهای‌تان رعایت می‌کنید؟
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
