زمان مطالعه :15 دقیقه
چکیده این مطلب : کانبان یک روش بسیار محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویس‌هایی است که بر دانش‌ورزی تمرکز دارند. با این بستر می‌توان به تصویرسازی کارها مشغول شد، بهره‌وری را به بالاترین مقدار رساند و به صورت مداوم به بهبود محصولات و خدمات پرداخت. کارها در جایی به نام «برد کانبان» به نمایش در می‌آیند و اجازه می‌دهند امور را میان چندین تیم بهینه‌سازی کنید و حتی پیچیده‌ترین وظایف را نیز در محیطی واحد پیش ببرید.
روش کانبان در مدیریت پروژه چیست؟
آیا تا به حال به دنبال راهی برای بهبود مدیریت پروژه‌های خود بوده‌اید؟
آیا در مورد سیستم کانبان چیزی شنیده‌اید؟
کانبان یک روش بسیار محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویس‌هایی است که بر دانش‌ورزی تمرکز دارند. با این بستر می‌توان به تصویرسازی کارها مشغول شد، بهره‌وری را به بالاترین مقدار رساند و به صورت مداوم به بهبود محصولات و خدمات پرداخت. کارها در جایی به نام «برد کانبان» به نمایش در می‌آیند و اجازه می‌دهند امور را میان چندین تیم بهینه‌سازی کنید و حتی پیچیده‌ترین وظایف را نیز در محیطی واحد پیش ببرید. این مفهوم که ابتدا در کارخانه‌ها به کار گرفته شد، در گذر زمان قلمرویی تازه را پدید آورد که تحت تصرف تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) است. این روزها در بسیاری از صنایع جهان کسب‌وکارهایی را داریم که کانبان را در آغوش گرفته‌اند.
روش کانبان یکی از اصول مدیریت ژاپنی است که برای تعریف، مدیریت و بهبود خدمات دانش‌محور به کار می‌رود. با استفاده از این روش می‌توانید مراحل کار را تصویری کنید، کارایی را افزایش بدهید و پیشرفت مستمر داشته باشید. سیستم کانبان به شما کمک می‌کند تا حتی پیچیده‌ترین پروژه‌ها را یکجا مدیریت کنید. این روش مدیریت پروژه در ابتدا در کارخانه‌های تولیدی به کار گرفته می‌شد، اما بعدها کم‌کم به خدمت تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) و بسیاری از کسب‌وکارهای موفق جهان درآمد. در این مقاله، هرآنچه را باید درباره روش کانبان بدانید توضیح می‌دهیم.
کانبان در زبان ژاپنی به معنای «تخته دیدنی» یا «تابلو» به کار می‌رود. در روش کانبان برای مدیریت پروژه آن را به بخش‌های کوچک قابل‌مشاهده تقسیم می‌کنند. از این طریق کارکنان پروژه می‌توانند فرایند انجام‌شدن کارها را شفاف ببینند و هرکس می‌داند که در چه زمانی باید چه کاری انجام بدهد.
پیشنهاد ما برای شما: اگر به دنبال تغییر رفتار و عادتهای خود هستید، "دوره عادتهای اتمی" اثر "جیمز کلیر" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. در این دوره‌ی شگفت‌انگیز راه‌های ساده‌ای به شما آموزش داده خواهند شد، تا روتین روزانه‌تان را تغییر داده و به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید.
قدمت این روش به اواخر دهه ۱۹۴۰ میلادی و کارخانه ژاپنی تویوتا می‌رسد. تویوتا در بهینه‌سازی فرایندهای مهندسی خود از روشی استفاده کرد که در آن زمان برای مرتب‌کردن قفسه‌های انبار سوپرمارکت‌های ژاپنی به کار می‌رفت. صاحبان این سوپرمارکت‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان از روش کانبان کمک می‌گرفتند. از آنجایی که فهرست موجودی انبار آنها با الگوی مصرف مشتریان هماهنگ بود، در زمان‌های معین موجودی اضافه انبار را ثابت نگه می‌داشتند تا موجودی مؤثر مدیریت شود. در این شرایط، صاحب سوپرمارکت مطمئن می‌شد که محصول موردنیاز مشتری همیشه در انبار موجود است.
تویوتا از سیستم کانبان استفاده کرد تا برخلاف روش‌های رایج آن زمان، میزان تولید انبوه خود را با الگوی مصرف هماهنگ کند. این روش بعدها در سال ۲۰۰۷، توسط دیوید اندرسون توسعه یافت تا به شکل امروزی درآید و یکی از ابزارهای مدیریت چابک باشد.
در حقیقت در آغاز قرن بیست‌ویکم، بازیگران اصلی صنعت نرم‌افزار به سرعت متوجه کارایی روش کانبان برای ارائه بهتر محصولات و خدمات خود شدند. مزایای این روش در ابتدا در صنعت خودروسازی خود را نشان داد و بعدها در سایر بخش‌های تجاری پیچیده مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار و تحقیق و توسعه به کار رفت.
ساده‌ترین سیستم کانبان از ۳ تخته یا برد اصلی تشکیل می‌شود:
وظایف درخواست‌شده
کارهای در حال انجام
وظایف تکمیل‌شده.
با این حال گردش کار در برد کانبان ممکن است بر اساس اندازه، ساختار و اهداف تیم کاری کمی متفاوت باشد. بردهای کانبان به صورت تخته‌های واقعی یا بردهای مجازی هستند. در هر برد کارت‌های مختلفی وجود دارد که به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا پیشرفت کارها را دیداری دنبال کنند. کارت‌های کانبان حاوی اطلاعات مهم و ضروری درباره هر موضوع هستند و تمام اعضای تیم می‌توانند از طریق آنها متوجه چنین مسائلی شوند:
چه کسی مسئول انجام‌دادن چه کاری شده است؛
توضیح مختصری درباره کاری که در حال انجام‌شدن است؛
مدت‌زمان تقریبی برای انجام‌دادن آن کار.
پیشنهاد ما برای شما: اگر به دنبال تحقق اهداف خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم دوره‌ی فوق‌العاده "دوره‌ی جهش کوانتومی" اثر "برت گلدمن" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. این دوره، یک برنامه آنلاین است که به کمک آن و به واسطه قدرت تجسم پیشرفته، مرحله به مرحله جهان‌های موازی را کاوش کرده، با خود برتر و نسخه‌های مختلف‌تان ملاقات کرده و از آنها در خصوص تحقق اهداف و خواسته‌های‌تان راهنمایی دریافت می‌کنید.
ادغام کردن فرایندهای از پیش تثبیت شده با ساز و کارهای شرکت به شکلی غیر مخرب، دنبال کردن تغییرات تدریجی و بهبود مداوم. بیایید نگاهی دقیق‌تر به قواعد مدیریت تغییر کانبان بیندازیم.
قاعده ۱: کار را آنچه اکنون می‌دانید شروع کنید.
کانبان این آزادی عمل را در اختیار شما می‌گذارد که روش‌شناسی‌اش را روی جریان‌های کاری، سیستم‌ها و فرایندهای کنونی خود سوار کنید و در عین حال خللی در کارکردهای قبلی به وجود نیاید. در این روش درک می‌شود که فرایندها، سمت‌های شغلی و عناوین، برای خود ارزشمند بوده و معمولا می‌ارزد که دچار تغییر نشوند. اما طبیعی است که برخی مشکلات در سازمان شکلی برجسته‌تر به خود می‌گیرند و از سوی دیگر برخی برنامه‌ها و چشم‌اندازها باید دچار تغییر شوند تا این گذار به کانبان به غیر مخرب‌ترین شکل ممکن صورت بگیرد.
قاعده ۲: در پی تغییرات تدریجی و تکاملی باشید.
روش کانبان به گونه‌ای طراحی شده که باید با کم‌ترین مقاومت روبه‌رو شود. این روش شما را به پیاده‌سازی تغییرات تدریجی و تکاملی کوچک در فرایندهای کنونی ترغیب می‌کند و از شما می‌خواهد بسترهای بهینه‌تری برای همکاری و دریافت بازخورد فراهم آورد. به صورت معمول باید از ایجاد تغییرات ناگهانی و بنیادین اجتناب کرد، زیرا به خاطر ترس یا عدم قطعیت، به طور یقین با مقاومت روبه‌رو خواهند شد.
قاعده ۳: رهبری در تمام سطوح را تشویق کنید.
رهبری در تمامی سطوح سازمان باعث می‌شود بتوان از خرد روزمره مردم استفاده کرد و راهکارهایی را در پیش گرفت که منجر به بهبود امور می‌شود. با اینکه اهمیت موضوع در نگاه نخست آنقدرها به چشم نمی‌آید، اما هر بینش کوچک و اضافه‌ای منجر به بهبود مداوم ذهنیت می‌شود و می‌توان به عملکردی بهینه در تمام سطوح تیمی یا دپارتمانی یا سازمانی دست پیدا کرد.
کانبان قرار است رویکرد شما در توسعه را «سرویس-محور» کند. بنابراین از شما خواسته می‌شود که درکی عمیق از نیازهای مشتریان به دست آورید، شبکه‌ای از خدمات بسازید که باعث می‌شود کارمندان خود قادر به منظم‌سازی امور باشند و اطمینان حاصل کنید که این سیستم به صورت مداوم به تکامل می‌رسد.
قاعده ۱: بر نیازها و انتظارات مشتری متمرکز باشید.
ارزش‌سازی برای مشتریان باید فلسفه مرکزی هر سازمانی باشد. درک نیازها و انتظارات مشتریان باعث می‌شود به کیفیت خدماتی که می‌رسانید و ارزشی که ایجاد می‌کنید، توجه نشان دهید.
قاعده ۲: کار را مدیریت کنید، نه کارگر را.
مدیریت کارها در شبکه خدمات باعث می‌شود قادر به اعتماد کردن به نیروها باشید و اجازه دهید خودشان به امور نظم بدهند. به این ترتیب می‌توانید روی خروجی مطلوب متمرکز باشید و دیگر درگیر «نویزهای» مدیریت خرد کوچک‌ترین امور مربوط به کارمندان نخواهید بود.
قاعده ۳: شبکه خدمات را مدام بازبینی کنید.
بعد از اتمام رویه توسعه، لازم است رویکردی سرویس-محور در پیش گرفته شود و مدام به بازبینی خدمات بپردازید تا فرهنگ خدمت‌رسانی به مشتری شکل بگیرد. از طریق بازبینی مداوم شبکه سرویس‌ها و سنجش قوانین کار پیاده‌سازی شده، کانبان شما را به بهبود همیشگی خروجی ترغیب می‌کند.
هنگام پیاده‌سازی روش کانبان، هر سازمانی باید به فکر گام‌های عملی هم باشد. شش گام عملی اصلی باید برداشته شوند تا پیاده‌سازی کانبان با موفقیت صورت بگیرد. گرچه رسیدن به درجه استادی در این گام‌ها ضروری است، داریم راجع به فرایندی دائم در حال تکامل صحبت می‌کنیم. نزدیک به ۴۰ درصد از شرکت‌ها می‌گویند گام‌ها را به شکلی برداشته‌اند که هنوز نیاز به بلوغ هرچه بیشتر دارند. بیایید موضوع را از نزدیک‌تر بررسی کنیم و ببینم گام‌های عملی کانبان چه هستند.
۱) تصویرسازی جریان کاری.
برای تصویرسازی فرایند کار با سیستم کانبان لازم است یک برد با چند کارت و ستون داشته باشید. هر ستون در برد نشان‌دهنده گامی در جریان کاری شما به حساب می‌آید. هر کارت کانبان هم هر وظیفه را به نمایش می‌گذارد. خود برد کانبان هم تصویری کلی از وضعیت واقعی جریان کاری شما ترسیم می‌کند، همراه با تمام خطرات و پیش‌نیازها.
اولین و مهم‌ترین چیزی که باید درک کنید، مدت زمان تبدیل شدن یک درخواست به محصولی قابل ارائه است. تشخیص اینکه جریان کاری در سیستم شما چه شکلی و شمایلی دارد باعث می‌شود در مسیر بهبود مداوم قرار بگیرید، عمدتاً بدین خاطر است که همه چیز را پایش کرده و تغییرات ضروری را به وجود می‌آورید.
وقتی شروع به کار روی هر موردی می‌کنید، آن را از ستون «کارهایی که باید انجام شوند» بیرون می‌کشید و وقتی هم که به پایان می‌رسد، به ستون «انجام شده» منتقل می‌کنید. به این ترتیب می‌توانید به سادگی روند پیشرفت را پایش و گلوگاه‌ها را شناسایی کنید. طبیعتا بًرد کانبان شما می‌تواند ظاهری متفاوت داشته باشد و همه‌چیز وابسته به نیازها و فرایندهای به خصوص خود شماست.
۲) محدود کردن کارهای در جریان (WIP).
یکی از کارکردهای اصلی کانبان، حصول اطمینان از این است که شمار کارهای در جریان و فعال تیم در هر زمان، در مقداری قابل مدیریت باقی می‌ماند. اگر هیچ «محدودیت کارهای در جریانی» نداشته باشید، اصلاً از کانبان استفاده نمی‌کنید. تغییر دادن نقطه تمرکز تیم در میانه راه معمولاً به فرایند آسیب می‌زند و چندکاری هم باعث می‌شود اتلاف وقت و انرژی فراوان داشته باشید.
محدود کردن کارهای در جریان (Works in Progress یا WIP) به معنای پیاده‌سازی یک سیستم کششی روی بخش‌هایی از جریان کاری، یا تمام آن است. تعیین کردن تعداد محدودی از موارد در هر مرحله از توسعه باعث اطمینان از این می‌شود که یک کارت تنها زمانی به گام بعد انتقال می‌یابد که ظرفیت لازم در دسترس باشد. چنین محدودیت‌هایی به سرعت مشکلات موجود در جریان کاری شما را نمایان می‌کنند تا قادر به شناسایی و برطرف کردن آنها باشید.
۳) مدیریت جریان.
مدیریت جریان راجع به مدیریت امور است، نه کارمندان. وقتی می‌گوییم جریان، منظورمان جابه‌جایی امور کاری در یک فرایند تولید است، آن هم با سرعتی پایدار و قابل پیش‌بینی. یکی از اصلی‌ترین اهداف پیاده‌سازی سامانه کانبان، فراهم آوردن جریانی روان و سالم است. به جای مدیریت خرد افراد و تلاش برای سرگرم نگه داشتن آنها در تمام اوقات، باید تمرکزتان را روی مدیریت فرایند کاری و درک این بگذارید که چطور می‌توان از طریق سیستم، سریع‌تر به کارها رسیدگی کرد. این یعنی سیستم کانبان شما با سرعت بالاتری ارزش‌سازی می‌کند.
۴) شفاف‌سازی قوانین فرایند.
هیچوقت قادر به بهبود دادن چیزی که به خوبی درکش نکرده‌اید نخواهید بود. به همین خاطر است که فرایند شما باید به شکلی واضح تشریح، توزیع و اجتماعی شده باشد. مردم تا زمانی که باور نداشته باشند چیزی کارآمد است، تمایلی به مشارکت و همکاری بر سر آن نشان نخواهند داد.
وقتی همه با هدف مشترک تیم و سازمان آشنا باشند، می‌توانند به گونه‌ای کار کنند و دست به تصمیماتی بزنند که اثری مثبت می‌گذارند. قوانین کاری که واضح بوده و به خوبی توصیف شده باشند (و از سوی دیگر، در زمان ضرورت قابل تغییر باشند) می‌توانند قدرت خودسازماندهی امور را به مردم بدهند.
پیشنهاد کتاب: کتاب صوتی "تفکر بهتر، زندگی بهتر" و کتاب الکترونیکی "تفکر بهتر، زندگی بهتر" "اثر جول اوستین" (کلیک کنید)، ابزاری را ارائه می‌دهد که از طریق آنها می‌توانید افکار و باورهای محدودکننده و مخرب را از بین ببرید و با کنترل افکارتان، زندگی خارق‌العاده‌ای برای خود و خانواده‌تان خلق کنید). باید همیشه به خاطر داشته باشید که، برای خلق زندگی خود نیازمند تغییر باورهای اشتباه و کنترل ذهن هستید.
۵) چرخه‌های بازخورد.
برای تیم‌ها و شرکت‌هایی که می‌خواهند چابک‌تر ظاهر شوند، پیاده‌سازی «چرخه‌های بازخورد» (Feedback Loops) یکی از ضروری‌ترین گام‌هاست. این چرخه‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که سازمانی به خوبی به تغییرات بالقوه پاسخ می‌دهد و دانش را با تمام ذینفعان پروژه به اشتراک می‌گذارد. در روش کانبان پیشنهاد می‌شود که از چرخه‌های بازخورد هم در سطح تیمی استفاده شود و هم چرخه‌هایی کاملا خدمات‌محور داشته باشید.
یک مثال از چرخه بازخوردگیری سطح تیمی، جلسات روزانه کانبان در تیم است که وضعیت و جریان کار در آنها پایش می‌شود. با این جلسات می‌توانید ظرفیت‌های کنونی و پتانسیل بالا بردن سرعت ارائه محصول را بسنجید. این جلسه در مقابل برد کانبان انجام می‌شود و هر یک از اعضای تیم به دیگران می‌گویند که طی روز قبلی چه کرده‌اند و امروز نیز مشغول به چه کاری خواهند شد.
چرخه‌های خدمات‌محور مانند عملیات‌ها، ارائه خدمات و جلسات مدیریت ریسک، همگی می‌خواهند منجر به همگام‌سازی شده و خدمات را به خوبی ارائه کنند. خروجی چنین بازنگری‌هایی (مانند درک اینکه چه چیزی بر ارائه خدمات تأثیر می‌گذارد) باید تبدیل به اصلی‌ترین داده برای تصمیم‌گیری‌ها شود تا شبکه خدمات شما همواره در حال بهبود باقی بماند. اگرچه جلسات متمرکزی که شرکت‌کنندگان کمتری دارند در گذر زمان جزء بهینه‌ترین رویکردها به حساب آمده‌اند، دفعات برگزاری جلسات بازخوردگیری کانبان به درون‌مایه شرکت، ابعاد تیم و حوزه کاری بستگی دارد.
۶) همکاری برای بهبود (با روش‌های علمی و مدل‌های گوناگون).
راه دستیابی به بهبود دائمی و تغییرات پایدار در یک سازمان، پیاده‌سازی مشارکتی تغییرات است، البته با استفاده از روش‌ها، بازخوردها و معیارهای اثبات شده و علمی. فراهم آوردن فرهنگی سازمانی که در آن به تمام نظریه‌های اثبات شده و اثرات منفی یا مثبت آنها توجه شود، گامی حیاتی برای پرورش داده ذهنیتی متمرکز بر بهبود، از طریق تغییرات تکاملی به حساب می‌آید.
سخن پایانی:
رویکرد کانبان روشی است که هدف آن به حداقل رساندن ضایعات، خرابی‌ها، ناکارآمدی ها و تنگناها در طول یک فرآیند است. پروژه‌ها به صورت بصری با استفاده از تابلوها، لیست‌ها و کارت‌هایی که مسئولیت‌های بین بخش‌ها را نشان می‌دهند، به تصویر کشیده می‌شوند. زمانی که کانبان به درستی اجرا شود، می‌تواند هزینه‌های تولید را به حداقل برساند، از نیروی کار به طور مؤثرتر استفاده کند، خدمات مشتری را بهبود بخشد و زمان تحویل را به حداقل برساند.
خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
روش کانبان در مدیریت پروژه چیست؟
آیا تا به حال به دنبال راهی برای بهبود مدیریت پروژه‌های خود بوده‌اید؟
آیا در مورد سیستم کانبان چیزی شنیده‌اید؟
کانبان یک روش بسیار محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویس‌هایی است که بر دانش‌ورزی تمرکز دارند. با این بستر می‌توان به تصویرسازی کارها مشغول شد، بهره‌وری را به بالاترین مقدار رساند و به صورت مداوم به بهبود محصولات و خدمات پرداخت. کارها در جایی به نام «برد کانبان» به نمایش در می‌آیند و اجازه می‌دهند امور را میان چندین تیم بهینه‌سازی کنید و حتی پیچیده‌ترین وظایف را نیز در محیطی واحد پیش ببرید. این مفهوم که ابتدا در کارخانه‌ها به کار گرفته شد، در گذر زمان قلمرویی تازه را پدید آورد که تحت تصرف تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) است. این روزها در بسیاری از صنایع جهان کسب‌وکارهایی را داریم که کانبان را در آغوش گرفته‌اند.
روش کانبان یکی از اصول مدیریت ژاپنی است که برای تعریف، مدیریت و بهبود خدمات دانش‌محور به کار می‌رود. با استفاده از این روش می‌توانید مراحل کار را تصویری کنید، کارایی را افزایش بدهید و پیشرفت مستمر داشته باشید. سیستم کانبان به شما کمک می‌کند تا حتی پیچیده‌ترین پروژه‌ها را یکجا مدیریت کنید. این روش مدیریت پروژه در ابتدا در کارخانه‌های تولیدی به کار گرفته می‌شد، اما بعدها کم‌کم به خدمت تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) و بسیاری از کسب‌وکارهای موفق جهان درآمد. در این مقاله، هرآنچه را باید درباره روش کانبان بدانید توضیح می‌دهیم.
کانبان در زبان ژاپنی به معنای «تخته دیدنی» یا «تابلو» به کار می‌رود. در روش کانبان برای مدیریت پروژه آن را به بخش‌های کوچک قابل‌مشاهده تقسیم می‌کنند. از این طریق کارکنان پروژه می‌توانند فرایند انجام‌شدن کارها را شفاف ببینند و هرکس می‌داند که در چه زمانی باید چه کاری انجام بدهد.
پیشنهاد ما برای شما: اگر به دنبال تغییر رفتار و عادتهای خود هستید، "دوره عادتهای اتمی" اثر "جیمز کلیر" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. در این دوره‌ی شگفت‌انگیز راه‌های ساده‌ای به شما آموزش داده خواهند شد، تا روتین روزانه‌تان را تغییر داده و به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید.
قدمت این روش به اواخر دهه ۱۹۴۰ میلادی و کارخانه ژاپنی تویوتا می‌رسد. تویوتا در بهینه‌سازی فرایندهای مهندسی خود از روشی استفاده کرد که در آن زمان برای مرتب‌کردن قفسه‌های انبار سوپرمارکت‌های ژاپنی به کار می‌رفت. صاحبان این سوپرمارکت‌ها برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان از روش کانبان کمک می‌گرفتند. از آنجایی که فهرست موجودی انبار آنها با الگوی مصرف مشتریان هماهنگ بود، در زمان‌های معین موجودی اضافه انبار را ثابت نگه می‌داشتند تا موجودی مؤثر مدیریت شود. در این شرایط، صاحب سوپرمارکت مطمئن می‌شد که محصول موردنیاز مشتری همیشه در انبار موجود است.
تویوتا از سیستم کانبان استفاده کرد تا برخلاف روش‌های رایج آن زمان، میزان تولید انبوه خود را با الگوی مصرف هماهنگ کند. این روش بعدها در سال ۲۰۰۷، توسط دیوید اندرسون توسعه یافت تا به شکل امروزی درآید و یکی از ابزارهای مدیریت چابک باشد.
در حقیقت در آغاز قرن بیست‌ویکم، بازیگران اصلی صنعت نرم‌افزار به سرعت متوجه کارایی روش کانبان برای ارائه بهتر محصولات و خدمات خود شدند. مزایای این روش در ابتدا در صنعت خودروسازی خود را نشان داد و بعدها در سایر بخش‌های تجاری پیچیده مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار و تحقیق و توسعه به کار رفت.
ساده‌ترین سیستم کانبان از ۳ تخته یا برد اصلی تشکیل می‌شود:
وظایف درخواست‌شده
کارهای در حال انجام
وظایف تکمیل‌شده.
با این حال گردش کار در برد کانبان ممکن است بر اساس اندازه، ساختار و اهداف تیم کاری کمی متفاوت باشد. بردهای کانبان به صورت تخته‌های واقعی یا بردهای مجازی هستند. در هر برد کارت‌های مختلفی وجود دارد که به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا پیشرفت کارها را دیداری دنبال کنند. کارت‌های کانبان حاوی اطلاعات مهم و ضروری درباره هر موضوع هستند و تمام اعضای تیم می‌توانند از طریق آنها متوجه چنین مسائلی شوند:
چه کسی مسئول انجام‌دادن چه کاری شده است؛
توضیح مختصری درباره کاری که در حال انجام‌شدن است؛
مدت‌زمان تقریبی برای انجام‌دادن آن کار.
پیشنهاد ما برای شما: اگر به دنبال تحقق اهداف خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم دوره‌ی فوق‌العاده "دوره‌ی جهش کوانتومی" اثر "برت گلدمن" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. این دوره، یک برنامه آنلاین است که به کمک آن و به واسطه قدرت تجسم پیشرفته، مرحله به مرحله جهان‌های موازی را کاوش کرده، با خود برتر و نسخه‌های مختلف‌تان ملاقات کرده و از آنها در خصوص تحقق اهداف و خواسته‌های‌تان راهنمایی دریافت می‌کنید.
ادغام کردن فرایندهای از پیش تثبیت شده با ساز و کارهای شرکت به شکلی غیر مخرب، دنبال کردن تغییرات تدریجی و بهبود مداوم. بیایید نگاهی دقیق‌تر به قواعد مدیریت تغییر کانبان بیندازیم.
قاعده ۱: کار را آنچه اکنون می‌دانید شروع کنید.
کانبان این آزادی عمل را در اختیار شما می‌گذارد که روش‌شناسی‌اش را روی جریان‌های کاری، سیستم‌ها و فرایندهای کنونی خود سوار کنید و در عین حال خللی در کارکردهای قبلی به وجود نیاید. در این روش درک می‌شود که فرایندها، سمت‌های شغلی و عناوین، برای خود ارزشمند بوده و معمولا می‌ارزد که دچار تغییر نشوند. اما طبیعی است که برخی مشکلات در سازمان شکلی برجسته‌تر به خود می‌گیرند و از سوی دیگر برخی برنامه‌ها و چشم‌اندازها باید دچار تغییر شوند تا این گذار به کانبان به غیر مخرب‌ترین شکل ممکن صورت بگیرد.
قاعده ۲: در پی تغییرات تدریجی و تکاملی باشید.
روش کانبان به گونه‌ای طراحی شده که باید با کم‌ترین مقاومت روبه‌رو شود. این روش شما را به پیاده‌سازی تغییرات تدریجی و تکاملی کوچک در فرایندهای کنونی ترغیب می‌کند و از شما می‌خواهد بسترهای بهینه‌تری برای همکاری و دریافت بازخورد فراهم آورد. به صورت معمول باید از ایجاد تغییرات ناگهانی و بنیادین اجتناب کرد، زیرا به خاطر ترس یا عدم قطعیت، به طور یقین با مقاومت روبه‌رو خواهند شد.
قاعده ۳: رهبری در تمام سطوح را تشویق کنید.
رهبری در تمامی سطوح سازمان باعث می‌شود بتوان از خرد روزمره مردم استفاده کرد و راهکارهایی را در پیش گرفت که منجر به بهبود امور می‌شود. با اینکه اهمیت موضوع در نگاه نخست آنقدرها به چشم نمی‌آید، اما هر بینش کوچک و اضافه‌ای منجر به بهبود مداوم ذهنیت می‌شود و می‌توان به عملکردی بهینه در تمام سطوح تیمی یا دپارتمانی یا سازمانی دست پیدا کرد.
کانبان قرار است رویکرد شما در توسعه را «سرویس-محور» کند. بنابراین از شما خواسته می‌شود که درکی عمیق از نیازهای مشتریان به دست آورید، شبکه‌ای از خدمات بسازید که باعث می‌شود کارمندان خود قادر به منظم‌سازی امور باشند و اطمینان حاصل کنید که این سیستم به صورت مداوم به تکامل می‌رسد.
قاعده ۱: بر نیازها و انتظارات مشتری متمرکز باشید.
ارزش‌سازی برای مشتریان باید فلسفه مرکزی هر سازمانی باشد. درک نیازها و انتظارات مشتریان باعث می‌شود به کیفیت خدماتی که می‌رسانید و ارزشی که ایجاد می‌کنید، توجه نشان دهید.
قاعده ۲: کار را مدیریت کنید، نه کارگر را.
مدیریت کارها در شبکه خدمات باعث می‌شود قادر به اعتماد کردن به نیروها باشید و اجازه دهید خودشان به امور نظم بدهند. به این ترتیب می‌توانید روی خروجی مطلوب متمرکز باشید و دیگر درگیر «نویزهای» مدیریت خرد کوچک‌ترین امور مربوط به کارمندان نخواهید بود.
قاعده ۳: شبکه خدمات را مدام بازبینی کنید.
بعد از اتمام رویه توسعه، لازم است رویکردی سرویس-محور در پیش گرفته شود و مدام به بازبینی خدمات بپردازید تا فرهنگ خدمت‌رسانی به مشتری شکل بگیرد. از طریق بازبینی مداوم شبکه سرویس‌ها و سنجش قوانین کار پیاده‌سازی شده، کانبان شما را به بهبود همیشگی خروجی ترغیب می‌کند.
هنگام پیاده‌سازی روش کانبان، هر سازمانی باید به فکر گام‌های عملی هم باشد. شش گام عملی اصلی باید برداشته شوند تا پیاده‌سازی کانبان با موفقیت صورت بگیرد. گرچه رسیدن به درجه استادی در این گام‌ها ضروری است، داریم راجع به فرایندی دائم در حال تکامل صحبت می‌کنیم. نزدیک به ۴۰ درصد از شرکت‌ها می‌گویند گام‌ها را به شکلی برداشته‌اند که هنوز نیاز به بلوغ هرچه بیشتر دارند. بیایید موضوع را از نزدیک‌تر بررسی کنیم و ببینم گام‌های عملی کانبان چه هستند.
۱) تصویرسازی جریان کاری.
برای تصویرسازی فرایند کار با سیستم کانبان لازم است یک برد با چند کارت و ستون داشته باشید. هر ستون در برد نشان‌دهنده گامی در جریان کاری شما به حساب می‌آید. هر کارت کانبان هم هر وظیفه را به نمایش می‌گذارد. خود برد کانبان هم تصویری کلی از وضعیت واقعی جریان کاری شما ترسیم می‌کند، همراه با تمام خطرات و پیش‌نیازها.
اولین و مهم‌ترین چیزی که باید درک کنید، مدت زمان تبدیل شدن یک درخواست به محصولی قابل ارائه است. تشخیص اینکه جریان کاری در سیستم شما چه شکلی و شمایلی دارد باعث می‌شود در مسیر بهبود مداوم قرار بگیرید، عمدتاً بدین خاطر است که همه چیز را پایش کرده و تغییرات ضروری را به وجود می‌آورید.
وقتی شروع به کار روی هر موردی می‌کنید، آن را از ستون «کارهایی که باید انجام شوند» بیرون می‌کشید و وقتی هم که به پایان می‌رسد، به ستون «انجام شده» منتقل می‌کنید. به این ترتیب می‌توانید به سادگی روند پیشرفت را پایش و گلوگاه‌ها را شناسایی کنید. طبیعتا بًرد کانبان شما می‌تواند ظاهری متفاوت داشته باشد و همه‌چیز وابسته به نیازها و فرایندهای به خصوص خود شماست.
۲) محدود کردن کارهای در جریان (WIP).
یکی از کارکردهای اصلی کانبان، حصول اطمینان از این است که شمار کارهای در جریان و فعال تیم در هر زمان، در مقداری قابل مدیریت باقی می‌ماند. اگر هیچ «محدودیت کارهای در جریانی» نداشته باشید، اصلاً از کانبان استفاده نمی‌کنید. تغییر دادن نقطه تمرکز تیم در میانه راه معمولاً به فرایند آسیب می‌زند و چندکاری هم باعث می‌شود اتلاف وقت و انرژی فراوان داشته باشید.
محدود کردن کارهای در جریان (Works in Progress یا WIP) به معنای پیاده‌سازی یک سیستم کششی روی بخش‌هایی از جریان کاری، یا تمام آن است. تعیین کردن تعداد محدودی از موارد در هر مرحله از توسعه باعث اطمینان از این می‌شود که یک کارت تنها زمانی به گام بعد انتقال می‌یابد که ظرفیت لازم در دسترس باشد. چنین محدودیت‌هایی به سرعت مشکلات موجود در جریان کاری شما را نمایان می‌کنند تا قادر به شناسایی و برطرف کردن آنها باشید.
۳) مدیریت جریان.
مدیریت جریان راجع به مدیریت امور است، نه کارمندان. وقتی می‌گوییم جریان، منظورمان جابه‌جایی امور کاری در یک فرایند تولید است، آن هم با سرعتی پایدار و قابل پیش‌بینی. یکی از اصلی‌ترین اهداف پیاده‌سازی سامانه کانبان، فراهم آوردن جریانی روان و سالم است. به جای مدیریت خرد افراد و تلاش برای سرگرم نگه داشتن آنها در تمام اوقات، باید تمرکزتان را روی مدیریت فرایند کاری و درک این بگذارید که چطور می‌توان از طریق سیستم، سریع‌تر به کارها رسیدگی کرد. این یعنی سیستم کانبان شما با سرعت بالاتری ارزش‌سازی می‌کند.
۴) شفاف‌سازی قوانین فرایند.
هیچوقت قادر به بهبود دادن چیزی که به خوبی درکش نکرده‌اید نخواهید بود. به همین خاطر است که فرایند شما باید به شکلی واضح تشریح، توزیع و اجتماعی شده باشد. مردم تا زمانی که باور نداشته باشند چیزی کارآمد است، تمایلی به مشارکت و همکاری بر سر آن نشان نخواهند داد.
وقتی همه با هدف مشترک تیم و سازمان آشنا باشند، می‌توانند به گونه‌ای کار کنند و دست به تصمیماتی بزنند که اثری مثبت می‌گذارند. قوانین کاری که واضح بوده و به خوبی توصیف شده باشند (و از سوی دیگر، در زمان ضرورت قابل تغییر باشند) می‌توانند قدرت خودسازماندهی امور را به مردم بدهند.
پیشنهاد کتاب: کتاب صوتی "تفکر بهتر، زندگی بهتر" و کتاب الکترونیکی "تفکر بهتر، زندگی بهتر" "اثر جول اوستین" (کلیک کنید)، ابزاری را ارائه می‌دهد که از طریق آنها می‌توانید افکار و باورهای محدودکننده و مخرب را از بین ببرید و با کنترل افکارتان، زندگی خارق‌العاده‌ای برای خود و خانواده‌تان خلق کنید). باید همیشه به خاطر داشته باشید که، برای خلق زندگی خود نیازمند تغییر باورهای اشتباه و کنترل ذهن هستید.
۵) چرخه‌های بازخورد.
برای تیم‌ها و شرکت‌هایی که می‌خواهند چابک‌تر ظاهر شوند، پیاده‌سازی «چرخه‌های بازخورد» (Feedback Loops) یکی از ضروری‌ترین گام‌هاست. این چرخه‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که سازمانی به خوبی به تغییرات بالقوه پاسخ می‌دهد و دانش را با تمام ذینفعان پروژه به اشتراک می‌گذارد. در روش کانبان پیشنهاد می‌شود که از چرخه‌های بازخورد هم در سطح تیمی استفاده شود و هم چرخه‌هایی کاملا خدمات‌محور داشته باشید.
یک مثال از چرخه بازخوردگیری سطح تیمی، جلسات روزانه کانبان در تیم است که وضعیت و جریان کار در آنها پایش می‌شود. با این جلسات می‌توانید ظرفیت‌های کنونی و پتانسیل بالا بردن سرعت ارائه محصول را بسنجید. این جلسه در مقابل برد کانبان انجام می‌شود و هر یک از اعضای تیم به دیگران می‌گویند که طی روز قبلی چه کرده‌اند و امروز نیز مشغول به چه کاری خواهند شد.
چرخه‌های خدمات‌محور مانند عملیات‌ها، ارائه خدمات و جلسات مدیریت ریسک، همگی می‌خواهند منجر به همگام‌سازی شده و خدمات را به خوبی ارائه کنند. خروجی چنین بازنگری‌هایی (مانند درک اینکه چه چیزی بر ارائه خدمات تأثیر می‌گذارد) باید تبدیل به اصلی‌ترین داده برای تصمیم‌گیری‌ها شود تا شبکه خدمات شما همواره در حال بهبود باقی بماند. اگرچه جلسات متمرکزی که شرکت‌کنندگان کمتری دارند در گذر زمان جزء بهینه‌ترین رویکردها به حساب آمده‌اند، دفعات برگزاری جلسات بازخوردگیری کانبان به درون‌مایه شرکت، ابعاد تیم و حوزه کاری بستگی دارد.
۶) همکاری برای بهبود (با روش‌های علمی و مدل‌های گوناگون).
راه دستیابی به بهبود دائمی و تغییرات پایدار در یک سازمان، پیاده‌سازی مشارکتی تغییرات است، البته با استفاده از روش‌ها، بازخوردها و معیارهای اثبات شده و علمی. فراهم آوردن فرهنگی سازمانی که در آن به تمام نظریه‌های اثبات شده و اثرات منفی یا مثبت آنها توجه شود، گامی حیاتی برای پرورش داده ذهنیتی متمرکز بر بهبود، از طریق تغییرات تکاملی به حساب می‌آید.
سخن پایانی:
رویکرد کانبان روشی است که هدف آن به حداقل رساندن ضایعات، خرابی‌ها، ناکارآمدی ها و تنگناها در طول یک فرآیند است. پروژه‌ها به صورت بصری با استفاده از تابلوها، لیست‌ها و کارت‌هایی که مسئولیت‌های بین بخش‌ها را نشان می‌دهند، به تصویر کشیده می‌شوند. زمانی که کانبان به درستی اجرا شود، می‌تواند هزینه‌های تولید را به حداقل برساند، از نیروی کار به طور مؤثرتر استفاده کند، خدمات مشتری را بهبود بخشد و زمان تحویل را به حداقل برساند.
خوشحال می‌شویم نظرات و دیدگاه‌های خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
