زمان مطالعه :15 دقیقه
چکیده این مطلب : هر فردی دوست دارد در زندگی خود انسانی موفق باشد و زمان یکی از عوامل بسیار مهم در امر موفقیت است. باید یاد بگیریم چطور زمان را کنترل کنیم تا به رشد فردی برسیم. با یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان، در واقع متوجه می‌شوید چطور ساعات شبانه‌روز خود را صرف کارهایی هدفمند کنید و مسیر پیشرفت را زودتر بپیمایید.
تکنیک‌های مدیریت زمان!
آیا دائماً احساس می‌کنید سرتان شلوغ است اما کار کمی را انجام می‌دهید؟
آیا هنگام خواب دائماً نگران کارهای‌تان هستید؟
به نظر شما چرا گاهی در انجام کارهایمان وقت کم می‌آوریم؟
چرا برخی همیشه به بهترین شکل کارهای خود را به پایان رسانده و بعضی دیگر دائماً سردرگم هستند؟
مدیریت زمان یا Time Management فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی، برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف است. با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، شما به جای سخت کارکردن هوشمندانه‌تر عمل کرده و کارهای بیشتری را در زمان کم به نتیجه مطلوب می‌رسانید. حتی زمان‌هایی که فشار کاری زیاد باشد و یا زمان کمی نسبت به روزهای دیگر دارید، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند به نتیجه دلخواه برسید. اگر شما هم احساس می‌کنید نسبت به افراد دیگر در طول روز زمان کم می‌آورید، این مقاله در مورد مدیریت زمان قطعاً برای شماست! در نظر داشتن یک برنامه‌ریزی خوب، استرس را کاهش می‌دهد و منجر به موفقیت فردی و شغلی در طولانی مدت می‌شود.
هر فردی دوست دارد در زندگی خود انسانی موفق باشد و زمان یکی از عوامل بسیار مهم در امر موفقیت است. باید یاد بگیریم چطور زمان را کنترل کنیم تا به رشد فردی برسیم. با یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان، در واقع متوجه می‌شوید چطور ساعات شبانه‌روز خود را صرف کارهایی هدفمند کنید و مسیر پیشرفت را زودتر بپیمایید.
همچنین با مدیریت درست زمان دچار سردرگمی و ناامیدی، حسرت و پشیمانی نخواهید شد. ارزشی که مدیریت زمان به ارمغان می‌آورد را می‌شود در این سؤال خلاصه کرد که واقعاً چقدر برای زمان خودتان ارزش قائل هستید؟ زمان شما محدود است و باید با ارزش‌ترین منبعی باشد که می‌توانید مدیریت کنید. تمام چیزهای دیگر فقط نتیجه تعیین اولویت‌ها و تصمیم‌گیری برای زمان لازم برای اختصاص به یک کار خاص هستند. وقتی که مدیریت زمان به درستی انجام بشود:
سطح استرس شما پایین می‌آید.
روند تصمیم‌گیری شما بهبود پیدا می‌کند.
وقت آزاد بیشتری پیدا می‌کنید.
در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می‌دهید.
در اولویت وظایف بهتر می‌شوید.
عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می‌کند.
تایم لاین را از دست نمی‌دهید.
سازماندهی بیشتری دارید.
تعادل کار و زندگی بهتری دارید.
اولین تکنیک و مهم‌ترین راه‌های مدیریت زمان برای رسیدن به یک برنامه درست، این است که شما هنر تحلیل زمان را خوب یاد بگیرید. اگر از امروز برنامه جامعی ریخته‌اید که مدیریت زمان زندگی‌تان را در دست بگیرید، باید بگوییم که باید چند روز، بعنوان مثال به مدت یک هفته، تمام کارهای‌تان را زیر نظر بگیرید.
روزهای‌تان را عادی سپری کنید و هر کاری که انجام می‌دهید را بنویسید. در آخر هر روز، میزان اتلاف زمان را بر روی کارهایی که انجام داده‌اید و دارای اولویت نبوده‌اند، بنویسید. با این کار بهتر می‌فهمید اهمال‌کاری (کلیک کنید)، چیست؟ بعنوان مثال: “امروز ناهارم را در نیم ساعت تمام کردم، اما یک ساعت و نیم روی میز ناهار با دوستانم بگو بخند کردم و هیچ نتیجه‌ای برایم نداشت جز آنکه یک ساعت دیرتر به خانه آمدم”. این کار باعث می‌شود که یک خط قرمز برای زمان‌های از دست رفته در دست داشته باشیم و بتوانیم با دید بهتری زمان‌های از دست رفته را کنترل کنیم.
محدود کردن زمان یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان است که علاوه بر نتیجه‌گرایی، باید محدودیت زمانی را نیز به کارهای روزمره‌تان اضافه کنید. همه ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می‌دانیم. که تمام کارهایمان چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند. پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه‌ی کارهایمان بپردازیم.
مثلاً اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان، تخمین زده‌ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار بشود، به همان نیم ساعت پایبند باشیم. اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه را طی کنیم، برای اینکه یک لیست خرید را خریداری کنیم. بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار را در محدوده‌ی زمانی‌ای که تعیین شده است انجام بدهیم. این کار در کنار نتیجه‌گرایی، یکی از تکنیک‌های اصلی مدیریت زمان می‌باشند.
برای کارهای مهم، نمی‌توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم، مثل قرار کاری، مثل رعایت اصول مطالعه، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر، باید از اول هفته برنامه خود را بنویسید. این برنامه قطعی، به ما امکان استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای کارهای با اولویت کمتر را می‌دهد. ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم و از اول هفته برنامه‌ی خودمان را تنظیم کنیم، دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی‌آید و ما سر وقت، بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان را در دست می‌گیریم.
اگر برنامه‌ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم، هم‌پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان را درست در همان زمانی تعیین می‌کنیم که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم. چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه‌ها نداریم که به ما اولویت کارهایمان را نشان دهد.
منعطف بودن یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان است. زیرا همانطور که می‌دانید طبیعتاً همه‌ی کارها را نمی‌توان از اول هفته مدیریت زمان کرد. چرا که بسیاری از کارها با اولویت درجه دوم و سوم، ممکن است که تغییر زمان داشته باشند و یا به صورت اتفاقی برای ما رخ دهند. اینجاست که ما باید برای هر روزمان یک برنامه انعطاف‌پذیر هم داشته باشیم.
مثلاً بیرون رفتن با خانواده و یا رفتن به تولد یکی از دوستان، چیزی نیست که ما از اول هفته برنامه‌ریزی کنیم و باید کمی انعطاف در برنامه روزانه داشته باشیم که به آن‌ها هم برسیم. البته این نکته فراموش نشود که برنامه هفتگی ما همیشه در اولویت است. ویژگی دیگری که برنامه روزانه دارد این است که اگر یکی از برنامه‌های روزمان دچار مشکل شد و یا به کل لغو شد، ما سر درگم نیستیم و یک برنامه جایگزین برای آن داریم.
مثلاً فرض کنید که امروز با استاد دانشگاه خود قرار داشتید و یک ساعت پیش از قرار پیامی از استاد دریافت می‌کنید که دیدار امروز کنسل است. خب شما باید در این زمان چه کار کنید؟ آیا باید یک ساعت از وقت‌تان را هدر دهید؟ طبیعتاً قانون مدیریت زمان می‌گوید که یک برنامه‌ی منعطف داشته باشید و در آن یک ساعت مثلاً به مطالعه بپردازید.
ما زمانی می‌توانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده‌ی خودمان داشته باشیم. در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی‌هایمان پرداخته‌ایم و کدام یک را رها کرده‌ایم، هیچگاه نمی‌توانیم مدیریت زمان را در دست بگیریم و یک بهبود مقطعی در برنامه‌ی کاریمان ایجاد می‌شود.
یکی از رازهای موفقیت افراد موفق، این است که همه‌ی کارهای مهم خود را در صبح‌ها انجام می‌دهند. پس شما هم می‌توانید از این تجربه بزرگان در خصوص مدیریت زمان استفاده کنید. سعی کنید همه کارهای اولویت‌دار، از قرارهای کاری، کارهای اداری، حتی مطالعه و خرید کردن را در صبح انجام دهید و برای هر روز صبح‌تان یک برنامه فشرده و دقیق ترتیب دهید. این کار به شما کمک می‌کند که در نیمه روز، بخش مهمی از کارهای‌تان را انجام داده باشید و با انعطاف بیشتری به باقی کارها بپردازید.
7) اهداف به شکل واقع‌بینانه تعیین گردد.
مدیریت زمان دقیق همیشه با هدف‌گذاری شروع می‌شود، یعنی توجه به این موضوع که بدانید در زندگی چه جهتی دارید. بهتر است موارد زیر را در هدف‌گذاری مد نظر قرار دهید:
خروجی دقیقی تعیین کنید و ببینید به چه چیزی می‌خواهید برسید.
میزان پیشرفت را بررسی کنید.
هدفی قابل دسترسی را در نظر بگیرید.
باید بدانید چرا می‌خواهید به هدفی برسید.
ضرب‌العجل برای رسیدن به هدف تعیین کنید.
اکثر افراد هدف تعیین نمی‌کنند. تنها 10 درصد از مردم اهدافشان را می‌نویسند. نیازی به نوشتن راه‌حل‌های مبهم نیست، راه‌حل‌هایی که انگیزه‌ای به شما نمی‌دهند سودمند نیستند. اهداف‌تان را واضح بنویسید. سعی کنید اهداف‌تان منطقی باشد تا از ادامه مسیر دلسرد نشوید. تعیین اهداف غیرقابل‌دسترس سبب نارضایتی‌تان خواهد شد.
اگر به دنبال تحقق اهداف خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم دوره‌ی فوق‌العاده "دوره‌ی جهش کوانتومی" اثر "برت گلدمن" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. این دوره، یک برنامه آنلاین است که به کمک آن و به واسطه قدرت تجسم پیشرفته، مرحله به مرحله جهان‌های موازی را کاوش کرده، با خود برتر و نسخه‌های مختلف‌تان ملاقات کرده و از آن‌ها در خصوص تحقق اهداف و خواسته‌های‌تان راهنمایی دریافت می‌کنید.
تکنیک Timeboxing به این معنی است که شما تقویم خودتان را باز می‌کنید و یک بلوک زمانی را که در آینده قرار است برای یک کار خاص صرف شود را وارد می‌کنید. به جای اینکه تا زمان تکمیل شدن یک وظیفه روی آن کار کنید، فعالانه تصمیم می‌گیرید که در چه زمانی و چقدر وقت (و حتی کجا) را به آن وظیفه اختصاص بدهید.
این تکنیک مثل برنامه‌ریزی یک جلسه در تقویم می‌باشد؛ روز و ساعت‌های شروع و پایان جلسه را انتخاب می‌کنید، خروجی دلخواه را مشخص و آن بازه زمانی را در تقویم خودتان رزرو می‌کنید. وقتی که یک باکس (خانه) از تقویم را رزرو کردید باید با آن مانند یک جلسه برنامه‌ریزی شده برخورد کنید.
این یعنی وقتی روی یک وظیفه تایم باکس شده کار می‌کنید دیگر از برنامه‌ریزی مجدد سریع و حواس‌پرتی خبری نیست. برای کارهای بزرگ‌تر می‌توانید چندین باکس زمانی را از قبل رزرو کنید. با چنین رویکردی می‌توانید روی برنامه زمانی و اولویت‌های خودتان کنترل کاملی داشته باشید.
اهداف‌تان را که نوشتید باید آن‌ها را به کارهای کوچک‌تر و قابل انجام تبدیل کنید. در این مرحله باید کارها اولویت‌بندی شوند. ماتریکس آیزنهاور معروف‌ترین چهارچوب برای اولویت‌بندی کردن کارها است. بر اساس ماتریکس آیزانهاور باید کارها را به چهار قسمت تقسیم کرد:
1. ضروری و مهم (اول انجام دهید).
2. غیرضروری و مهم (برنامه‌ریزی کنید).
3. ضروری و غیرمهم (به کسی بسپرید).
4. غیرمهم و غیرضروری (حذف کنید).
کارهای ضروری ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، قرار ملاقات‌ها و کارهایی هستند که اتمام آن‌ها از لحاظ زمانی حساسیت دارد. کارهای مهم مربوط به اهداف بلندمدت در زندگی و کار هستند. پس همیشه اولویت خود را روی کارهای مهم و ضروری بگذارید. کارهای مهم اما غیرضروری مانند ورزش، یادگیری، ارتباط با سایر افراد باید در تقویم برنامه‌ریزی شوند تا مطمئن شوید مرتب آن‌ها را انجام می‌دهید. بقیه کارها را باید به کسی بسپرید یا حذف کنید.
کانبان واژه‌ای ژاپنی به معنای بیلبورد است. ایده اصلی روش کانبان استفاده از یک تخته است که کمک می‌کند پیشرفت خود را به سمت اهداف‌تان ببینید. در این روش باید روی وایت بورد ستون‌هایی بکشید و مراحل هر کار را ببینید. ستون‌ها به قرار زیر هستند:
• کارهایی که باید انجام شوند.
• کارهای در حال انجام.
• کارهای انجام شده.
حالا به یادداشت‌هایی نیاز دارید که هر یک نشان‌دهنده کاری است که باید تکمیل شود. می‌توانید از کارت‌های رنگی برای کارهای مختلف استفاده کنید. حالا می‌توانید کارت‌ها را بر اساس مرحله‌ای که کار در آن قرار دارد، در یکی از ستون‌ها بچسبانید. اگر مراحل را درست دنبال کنید، نمایشی از کارها خواهید داشت و می‌دانید در چه مرحله‌ای هستند. طبق پیشرفت کارها می‌توانید کارت‌ها را در ستون‌ها جابه‌جا کنید. البته نرم‌افزارهایی مانند ترلو، KanbanFlow، Kanbanize و Kanban Tool از همین روش استفاده می‌کنند.
اگر تمام تکنیک‌های بالا را به کار بردید، یعنی اهداف‌تان را نوشتید، آن‌ها را تبدیل به کارهای قابل انجام کردید، اولویت‌بندی را انجام دادید و از تخته کانبان استفاده کردید، حالا نوبت گام بعدی است. در این مرحله باید مهم‌ترین کار را انتخاب کنید و در واقع باید کار عمیق انجام دهید . متضاد کار عمیق کارهای نصفه نیمه است که در آن چند کار با هم، کار روی چند پروژه و کارهایی که حواس را پرت می کنند مانند ایمیل، تلفن و چت، ایجاد مزاحمت می کنند.
استراحت کردن را حین انجام کار عمیق فراموش نکنید. ایده تکنیک پومودورو بسیار ساده است. فقط باید کار روزانه‌تان را تقسیم کنید و در فواصل تعیین شده انجام دهید. هر 25 دقیقه کار، یک پومودورو نامیده می‌شود. بعد از این 25 دقیقه باید 3 تا 5 دقیقه استراحت کرد. پس از 4 پومودورو یک استراحت 15 تا 30 دقیقه‌ای نیاز دارید. برای انجام این تکنیک نیاز به تایمر دارید. با این تکنیک تمرکزتان افزایش می‌یابد و بازدهی بیشتری خواهید داشت.
با تحلیل زمانی که صرف می‌کنید، می‌توانید بازدهی بالایی داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید متوجه شوید روی هر پروژه چقدر زمان می‌گذارید و چه مقدار به دست می‌آورید. با داشتن آمار دقیق از زمان، حداکثر استفاده را خواهید داشت.
GTD روشی معروف در مدیریت زمان است. این روش 5 مرحله‌ای در تبدیل کارها به مراحل کوچک و قابل انجام است. عبارت تبلیغاتی که برای این تکنیک به کار می‌رود «هنر بازدهی بدون استرس» نام دارد. با استفاده از این تکنیک هنگام انجام کار استرس ندارید، کار بیشتری انجام می دهید و خلاق‌تر خواهید بود.
این 5 مرحله شامل موارد زیر می‌باشد:
جمع آوری:
هر ایده، کار و چیزی را که ارزش یادآوری دارد و به مغزتان می‌رسد، جمع‌آوری کنید.
پردازش:
پس از جمع‌آوری، آن‌ها را پردازش و تحلیل کنید و تصمیم بگیرید با هر کدام می‌خواهید چه کار کنید. اگر آن کار قابل انجام نیست آن را حذف کنید یا به تأخیر بیندازید. اگر قابل انجام بود، تصمیم بگیرید آیا می‌خواهید انجامش دهید یا به کسی بسپرید. اگر کمتر از 2 دقیقه زمان می‌برد، حتماً همان موقع انجامش دهید.
نظم دهی:
پس از تحلیل کارها نوبت به نظم‌دهی می‌رسد. با زدن برچسب روی هر یک مشخص می‌کنیم چه کارهایی قابل انجام هستند.
مرور و بررسی:
هدف از این کار اطمینان از به روز بودن است. زمان بررسی باید فهرست خود را آپدیت کرده و موارد غیر مرتبط را حذف کنید. در واقع باید هر هفته بررسی داشته باشید.
انجام کار:
در مرحله آخر باید شروع به کار کنید.
یکی از مشهورترین شیوه‌های مدیریت زمان، استفاده از بولت ژورنال است. اصل این شیوه این است که شما نمی توانید زمان بسازید، بلکه می توانید آن را مدیریت کنید. از تغییرات کوچک باید شروع کنید تا به تغییرات بزرگی برسید. بولت ژورنال نیاز به صفحه فهرست دارد تا صفحات را شماره‌گذاری کنید. همچنین بولت ژورنال سه قسمت اصلی دارد که کارهای روزانه، وقایع و یادداشت ها را شامل می‌شود. قسمت ماهانه شامل یک تقویم و کارهایی که باید انجام دهید است و قسمت آینده اهداف طولانی مدت را در بر می‌گیرد.
یکی از ساده‌ترین روش‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان استفاده از دفتر برنامه‌ریزی است. به این ترتیب می‌توانید فهرست کارهای روزانه خود را در دفتر بنویسید. در این دفتر علاوه بر فهرست کارها می‌توانید از جملات انگیزشی نیز استفاده کنید.
در هر روزِ کاری می‌توانید تنها یک کار بزرگ، سه کار متوسط و 5 کار کوچک انجام دهید. طبق همین روال برنامه‌ریزی کنید.
هر هفته 168 ساعت دارد، پس وقت کافی برای انجام کارهای مهم را خواهید داشت.
بنشینید و 10 دقیقه برای یک کار زمان بگذارید. اگر بخواهید می‌توانید پس از 10 دقیقه آن کار را رها کنید، اما مطمئن باشید وقتی کاری را شروع می‌کنید، آن را بی‌خیال نخواهید شد.
کاری را شروع کنید و 90 دقیقه بی‌وقفه و بدون هیچ مزاحمتی آن را انجام دهید، پس از این مدت 20 تا 30 دقیقه استراحت کنید.
فقط 7 دقیقه در صبح به برنامه‌ریزی روزمره اختصاص دهید و 7 دقیقه قبل از خواب نیز کارهای روزتان را مرور کنید و برای برنامه فردا آماده شوید.
روی سه نتیجه کلیدی که می خواهید به آن برسید در طول یک دوره زمانی تمرکز کنید: روز، ماه یا سال.
از 4 فهرست استفاده کنید: کارهای جدید، کارهای تکرارشونده، کارهای ناتمام و کارهای قدیمی. با کارهای جدید شروع کنید و به سمت تکرار شونده‌ها بروید، سپس زمان بیشتری روی کارهای ناتمام بگذارید. در انتها کارهای قدیمی را انجام دهید.
کارهای مشابه را دسته‌بندی کنید. به این شکل سریع تر آن‌ها را انجام خواهید داد و زمان‌هایی که به بطالت می‌گذرند کم خواهند شد.
برخی افراد صبح زود بیدار می‌شوند، اما برخی دیگر دوست دارند شب‌ها کار کنند. انسان‌ها متفاوت هستند، پس این زمان را برای خود بررسی کنید و پربازده‌ترین زمان یا ساعات خود را بشناسید. سپس زمان کاری‌تان را با آن ساعات تطبیق دهید. اگر صبح‌ها بازدهی بهتری دارید، صبح زود بیدار شوید و اگر در تاریکی شب آرامش بیشتری برای انجام کار دارید، آن زمان را انتخاب کنید.
پیشنهاد ما برای شما: اگر دوست دارید در طول شب، خوابی عمیق و آرام و بدون وقفه داشته باشید تا بتوانید به حداکثر بهره‌وری در زندگی خود دست پیدا کنید، دوره‌ی فوق‌العاده "استادی در خواب" اثر "دکتر مایکل بروس" (کلیک کنید)، را از دست ندهید. در این دوره یاد خواهید گرفت که از جدیدترین علم خواب برای شناسایی زمان خواب ایده‌آل‌تان و تعداد ساعات خوابی که ذهن و بدن شما واقعاً نیاز دارند، استفاده کنید.
اگر کاری کمتر از سه دقیقه زمان می‌برد، همان وقت بدون فکر کردن و برنامه‌ریزی انجامش دهید.
زمانی که خسته هستید، کارهای ساده‌تر را انجام دهید. اگر انرژی کافی برای انجام کارهای سخت دارید، پس آن‌ها را شروع کنید.
در پایان روز 6 کار مهم روز بعد را بنویسید و اولویت‌بندی کنید. روز بعد همان کارها را انجام دهید.
یکی دیگر از مهم‌ترین راه‌های مدیریت زمان مربوط به تمرکز کردن روی یک کار است. یک ضرب‌المثل قدیمی ایرانی می‌گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متأسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب‌های جدی بحث مدیریت زمان است. اگر می‌خواهید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید، تحت هیچ شرایطی نباید دو کار را به صورت همزمان انجام دهید.
واضح است که همه افراد برای مدیریت زمانشان، باید درست تمرکز کنند؛ چرا که نداشتن تمرکز، به طور مستقیم روی برنامه‌‌ریزی‌ها و در نهایت مدیریت زمان تأثیر منفی خواهد داشت. برای همه‌ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان، به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی را بر سر کاری مهم از دست داده باشیم. این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تأثیر منفی آن بر روی این موضوع است.
یکی از دشمنان اصلی مدیریت نکردن زمان،
عدم تمرکز است.
بهترین تکنیکی که برای افزایش قدرت تمرکز و مدیریت زمان می‌توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است که پیش از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما را پرت می‌کنند، را به کل از بین ببرید. اگر مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه‌ی کاری هستید، گوشی خودتان را خاموش کنید. دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار باعث می‌شود که شما در زمان مشخص، بدون هیچ برهم زننده‌ی تمرکزی، به کارتان برسید و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوش‌تان هم به اخبار تلویزیون باشد.
سعی کنید، کاری که انجام می‌دهید را با تمرکز و حذف عوامل مزاحم انجام دهید و یا زمانی که مشغول مطالعه هستید، اصلاً سمت موبایل خودتان نروید، زیرا تنها کافی است که با یک پیام، تمام تمرکز شما از بین برود. بنابراین تمام تلاش خود را انجام دهید که کار خود را با تمرکز انجام دهید و تلفن همراه را از خود دور کنید.
ورزش کردن یکی از بهترین روش‌ها برای بالا نگه‌داشتن سطح انرژی است. ورزش سبب می‌شود تنش‌ها از بدن دور شوند و ذهن از افکار مزاحم و غیرضروری خالی شود. زمان، موقعی برای شما کارآمد است که شما تن سالمی داشته باشید تا بتوانید به همه‌ی کارهای زندگی‌تان برسید. پس حداقل روزی پانزده دقیقه ورزش کنید و سعی کنید با ورزش کردن همیشه خودتان را شاداب نگه دارید. شادابی به شما کمک می‌کند که زمان بیشتری در زندگی داشته باشید و کارهای‌تان را نیز متمرکز‌تر انجام دهید.
مراقبه (کلیک کنید)، هنر حضور در زمان حال است و به شما کمک می‌کند تا روح، روان و جسم خود را با یکدیگر به حرکت در بیاورید. مراقبه باعث می‌شود که عوامل حواس‌پرتی و بی‌نظمی را در ذهن خود پاکسازی کنید و دوباره حس انگیزه و نشاط را در خودتان ایجاد نمایید. مراقبه یا مدیتیشن فعالیتی است که در آن از تکنیک‌های خاصی مانند ذهن‌آگاهی برای آموزش و تربیت توجه و هشیاری استفاده می‌شود و ماحصل آن رسیدن به یک حالت ذهنی و عاطفی آرام و پایدار است. برای شروع می‌توانید از دوره‌ی پیشرفته‌ی "دانداپانی" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند قرار دارد، استفاده کنید.
زمانی که پروژه یا کاری را تکمیل می‌کنید به خودتان پاداش دهید. می‌توانید استراحت کنید، نوشیدنی خنکی بنوشید، موسیقی گوش دهید یا با دوست خود تماس بگیرید. همین پاداش‌های کوچک انگیزه‌ای برای ادامه کار خواهند بود.
یکی دیگر از تکنیک‌های برنامه‌ریزی و مدریت زمان نتیجه‌گرا بودن است. انسان‌های نتیجه‌گرا، مفهوم زمان را بهتر درک می‌کنند. اصولاً وقتی که بدون هیچ برنامه‌ای برای کسب نتیجه وارد یک کاری می‌شوید، زمان از دست شما خارج می‌شود و ساعت‌های زیادی را صرف کاری می‌کنید که نتیجه‌ای از آن نمی‌گیرید. بعنوان مثال، اگر قرار است که امروز با یک مدیر دیدار داشته باشید و یا با رئیس بانک صحبتی داشته باشید، به دنبال حاشیه نباشید، نتیجه را بدانید.
اگر قرار است که قراردادی را تنظیم کنید. فقط برای تنظیم قرارداد بروید. هیچ وقت با خودتان نگویید که: ”حالا بروم به امید خدا که یک قراردادی هم ببندم”. این امر باعث می‌شود که ساعت‌های زیادی را صرف گفتگوهای حاشیه‌ای و یا کارهای جانبی کنید و اصول قراردادنویسی را زیر پا بزارید.
پس نتیجه را در نظر بگیرید و متناسب با نتیجه‌ای که در ذهن دارید، برای انجام کارها اقدام کنید. اگر قرار است به بانک بروید و یک پرینت حساب بگیرید، نیاز نیست که یک ساعت با رئیس بانک، بر سر مسائل اقتصادی روز صحبت کنید. به بانک بروید و پرینت حساب‌تان را بگیرید. به همین سادگی.
سخن پایانی:
وقت خود را ارزشمند بدانید و نگذارید که هر کس به هر طریقی آن را از شما بگیرد. تک تک لحظات‌تان را ارزشمند بدانید و برای آن برنامه داشته باشید. زمانی که به نتیجه مطلوبی نرسیده‌اید، مطمئن باشید که یک جای کار مشکل دارد. پس بهتر است به فکر راه حل باشیم، آزمایش کنیم و از شکست اصلاً نترسیم. بهترین روش همین است، حتی زمانی که شکست خوردیم، تجربه همان شکست را در آزمایش بعدی خودمان اجرایی کنیم و مطمئن بشویم که به نتیجه مطلوب خواهیم رسید. به این ترتیب درک بهتری از این موضوع به دست می‌آوریم که چگونه وقت خود را مدیریت کنیم.
تجربیات خود در زمینه مدیریت زمان، در انجام کارها و وظایف خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
اگر از تکنیک‌های گفته شده استفاده کرده‌اید، از تأثیرات آن در امور شخصی و کاری‌تان بنویسید.
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
تکنیک‌های مدیریت زمان!
آیا دائماً احساس می‌کنید سرتان شلوغ است اما کار کمی را انجام می‌دهید؟
آیا هنگام خواب دائماً نگران کارهای‌تان هستید؟
به نظر شما چرا گاهی در انجام کارهایمان وقت کم می‌آوریم؟
چرا برخی همیشه به بهترین شکل کارهای خود را به پایان رسانده و بعضی دیگر دائماً سردرگم هستند؟
مدیریت زمان یا Time Management فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی، برای تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف است. با مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، شما به جای سخت کارکردن هوشمندانه‌تر عمل کرده و کارهای بیشتری را در زمان کم به نتیجه مطلوب می‌رسانید. حتی زمان‌هایی که فشار کاری زیاد باشد و یا زمان کمی نسبت به روزهای دیگر دارید، مدیریت زمان به شما کمک می‌کند به نتیجه دلخواه برسید. اگر شما هم احساس می‌کنید نسبت به افراد دیگر در طول روز زمان کم می‌آورید، این مقاله در مورد مدیریت زمان قطعاً برای شماست! در نظر داشتن یک برنامه‌ریزی خوب، استرس را کاهش می‌دهد و منجر به موفقیت فردی و شغلی در طولانی مدت می‌شود.
هر فردی دوست دارد در زندگی خود انسانی موفق باشد و زمان یکی از عوامل بسیار مهم در امر موفقیت است. باید یاد بگیریم چطور زمان را کنترل کنیم تا به رشد فردی برسیم. با یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان، در واقع متوجه می‌شوید چطور ساعات شبانه‌روز خود را صرف کارهایی هدفمند کنید و مسیر پیشرفت را زودتر بپیمایید.
همچنین با مدیریت درست زمان دچار سردرگمی و ناامیدی، حسرت و پشیمانی نخواهید شد. ارزشی که مدیریت زمان به ارمغان می‌آورد را می‌شود در این سؤال خلاصه کرد که واقعاً چقدر برای زمان خودتان ارزش قائل هستید؟ زمان شما محدود است و باید با ارزش‌ترین منبعی باشد که می‌توانید مدیریت کنید. تمام چیزهای دیگر فقط نتیجه تعیین اولویت‌ها و تصمیم‌گیری برای زمان لازم برای اختصاص به یک کار خاص هستند. وقتی که مدیریت زمان به درستی انجام بشود:
سطح استرس شما پایین می‌آید.
روند تصمیم‌گیری شما بهبود پیدا می‌کند.
وقت آزاد بیشتری پیدا می‌کنید.
در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام می‌دهید.
در اولویت وظایف بهتر می‌شوید.
عملکرد کلی شما در محل کار بهبود پیدا می‌کند.
تایم لاین را از دست نمی‌دهید.
سازماندهی بیشتری دارید.
تعادل کار و زندگی بهتری دارید.
اولین تکنیک و مهم‌ترین راه‌های مدیریت زمان برای رسیدن به یک برنامه درست، این است که شما هنر تحلیل زمان را خوب یاد بگیرید. اگر از امروز برنامه جامعی ریخته‌اید که مدیریت زمان زندگی‌تان را در دست بگیرید، باید بگوییم که باید چند روز، بعنوان مثال به مدت یک هفته، تمام کارهای‌تان را زیر نظر بگیرید.
روزهای‌تان را عادی سپری کنید و هر کاری که انجام می‌دهید را بنویسید. در آخر هر روز، میزان اتلاف زمان را بر روی کارهایی که انجام داده‌اید و دارای اولویت نبوده‌اند، بنویسید. با این کار بهتر می‌فهمید اهمال‌کاری (کلیک کنید)، چیست؟ بعنوان مثال: “امروز ناهارم را در نیم ساعت تمام کردم، اما یک ساعت و نیم روی میز ناهار با دوستانم بگو بخند کردم و هیچ نتیجه‌ای برایم نداشت جز آنکه یک ساعت دیرتر به خانه آمدم”. این کار باعث می‌شود که یک خط قرمز برای زمان‌های از دست رفته در دست داشته باشیم و بتوانیم با دید بهتری زمان‌های از دست رفته را کنترل کنیم.
محدود کردن زمان یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان است که علاوه بر نتیجه‌گرایی، باید محدودیت زمانی را نیز به کارهای روزمره‌تان اضافه کنید. همه ما کم و بیش، با چند دقیقه اختلاف، می‌دانیم. که تمام کارهایمان چقدر زمان برای انجام شدن نیاز دارند. پس بهتر است که برای هر کار یک محدودیت زمانی بگذاریم تا بتوانیم به همه‌ی کارهایمان بپردازیم.
مثلاً اگر قرار است امروز خرید منزل داشته باشیم و بر اساس محاسبات خودمان و لیست خریدمان، تخمین زده‌ایم که نیم ساعت بیشتر نباید صرف این کار بشود، به همان نیم ساعت پایبند باشیم. اینطور نباشد که از اولین قفسه فروشگاه تا آخرین قفسه را طی کنیم، برای اینکه یک لیست خرید را خریداری کنیم. بطور مشخص، به سراغ لیست برویم و آن کار را در محدوده‌ی زمانی‌ای که تعیین شده است انجام بدهیم. این کار در کنار نتیجه‌گرایی، یکی از تکنیک‌های اصلی مدیریت زمان می‌باشند.
برای کارهای مهم، نمی‌توان روزانه تعیین برنامه زمانی کرد. ما برای کارهای مهم، مثل قرار کاری، مثل رعایت اصول مطالعه، مثل سفر رفتن و خیلی از اتفاقات دیگر، باید از اول هفته برنامه خود را بنویسید. این برنامه قطعی، به ما امکان استفاده از تکنیک‌های برنامه‌ریزی برای کارهای با اولویت کمتر را می‌دهد. ما اگر بدانیم که روز دوشنبه صبح یک قرار کاری داریم و از اول هفته برنامه‌ی خودمان را تنظیم کنیم، دیگر هیچ اختلالی در برنامه بوجود نمی‌آید و ما سر وقت، بر اساس زمان تعیین شده، مدیریت زمان کار مهم خودمان را در دست می‌گیریم.
اگر برنامه‌ای تعیین شده از اول هفته نداشته باشیم، هم‌پوشانی بسیاری روی کارها داریم. یک مثال ساده این است که قرار دکتر دندانپزشک خودمان را درست در همان زمانی تعیین می‌کنیم که قرار مهمی با یکی از مدیران برجسته کشور داریم. چرا؟ به این دلیل که هیچ لیست مشخصی از برنامه‌ها نداریم که به ما اولویت کارهایمان را نشان دهد.
منعطف بودن یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان است. زیرا همانطور که می‌دانید طبیعتاً همه‌ی کارها را نمی‌توان از اول هفته مدیریت زمان کرد. چرا که بسیاری از کارها با اولویت درجه دوم و سوم، ممکن است که تغییر زمان داشته باشند و یا به صورت اتفاقی برای ما رخ دهند. اینجاست که ما باید برای هر روزمان یک برنامه انعطاف‌پذیر هم داشته باشیم.
مثلاً بیرون رفتن با خانواده و یا رفتن به تولد یکی از دوستان، چیزی نیست که ما از اول هفته برنامه‌ریزی کنیم و باید کمی انعطاف در برنامه روزانه داشته باشیم که به آن‌ها هم برسیم. البته این نکته فراموش نشود که برنامه هفتگی ما همیشه در اولویت است. ویژگی دیگری که برنامه روزانه دارد این است که اگر یکی از برنامه‌های روزمان دچار مشکل شد و یا به کل لغو شد، ما سر درگم نیستیم و یک برنامه جایگزین برای آن داریم.
مثلاً فرض کنید که امروز با استاد دانشگاه خود قرار داشتید و یک ساعت پیش از قرار پیامی از استاد دریافت می‌کنید که دیدار امروز کنسل است. خب شما باید در این زمان چه کار کنید؟ آیا باید یک ساعت از وقت‌تان را هدر دهید؟ طبیعتاً قانون مدیریت زمان می‌گوید که یک برنامه‌ی منعطف داشته باشید و در آن یک ساعت مثلاً به مطالعه بپردازید.
ما زمانی می‌توانیم به مدیریت زمان برسیم که یک گزارش کامل از کارهای انجام شده‌ی خودمان داشته باشیم. در واقع اگر ما ندانیم که به کدام یک از توانایی‌هایمان پرداخته‌ایم و کدام یک را رها کرده‌ایم، هیچگاه نمی‌توانیم مدیریت زمان را در دست بگیریم و یک بهبود مقطعی در برنامه‌ی کاریمان ایجاد می‌شود.
یکی از رازهای موفقیت افراد موفق، این است که همه‌ی کارهای مهم خود را در صبح‌ها انجام می‌دهند. پس شما هم می‌توانید از این تجربه بزرگان در خصوص مدیریت زمان استفاده کنید. سعی کنید همه کارهای اولویت‌دار، از قرارهای کاری، کارهای اداری، حتی مطالعه و خرید کردن را در صبح انجام دهید و برای هر روز صبح‌تان یک برنامه فشرده و دقیق ترتیب دهید. این کار به شما کمک می‌کند که در نیمه روز، بخش مهمی از کارهای‌تان را انجام داده باشید و با انعطاف بیشتری به باقی کارها بپردازید.
7) اهداف به شکل واقع‌بینانه تعیین گردد.
مدیریت زمان دقیق همیشه با هدف‌گذاری شروع می‌شود، یعنی توجه به این موضوع که بدانید در زندگی چه جهتی دارید. بهتر است موارد زیر را در هدف‌گذاری مد نظر قرار دهید:
خروجی دقیقی تعیین کنید و ببینید به چه چیزی می‌خواهید برسید.
میزان پیشرفت را بررسی کنید.
هدفی قابل دسترسی را در نظر بگیرید.
باید بدانید چرا می‌خواهید به هدفی برسید.
ضرب‌العجل برای رسیدن به هدف تعیین کنید.
اکثر افراد هدف تعیین نمی‌کنند. تنها 10 درصد از مردم اهدافشان را می‌نویسند. نیازی به نوشتن راه‌حل‌های مبهم نیست، راه‌حل‌هایی که انگیزه‌ای به شما نمی‌دهند سودمند نیستند. اهداف‌تان را واضح بنویسید. سعی کنید اهداف‌تان منطقی باشد تا از ادامه مسیر دلسرد نشوید. تعیین اهداف غیرقابل‌دسترس سبب نارضایتی‌تان خواهد شد.
اگر به دنبال تحقق اهداف خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم دوره‌ی فوق‌العاده "دوره‌ی جهش کوانتومی" اثر "برت گلدمن" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند در اختیار شما قرار داده شده است، را از دست ندهید. این دوره، یک برنامه آنلاین است که به کمک آن و به واسطه قدرت تجسم پیشرفته، مرحله به مرحله جهان‌های موازی را کاوش کرده، با خود برتر و نسخه‌های مختلف‌تان ملاقات کرده و از آن‌ها در خصوص تحقق اهداف و خواسته‌های‌تان راهنمایی دریافت می‌کنید.
تکنیک Timeboxing به این معنی است که شما تقویم خودتان را باز می‌کنید و یک بلوک زمانی را که در آینده قرار است برای یک کار خاص صرف شود را وارد می‌کنید. به جای اینکه تا زمان تکمیل شدن یک وظیفه روی آن کار کنید، فعالانه تصمیم می‌گیرید که در چه زمانی و چقدر وقت (و حتی کجا) را به آن وظیفه اختصاص بدهید.
این تکنیک مثل برنامه‌ریزی یک جلسه در تقویم می‌باشد؛ روز و ساعت‌های شروع و پایان جلسه را انتخاب می‌کنید، خروجی دلخواه را مشخص و آن بازه زمانی را در تقویم خودتان رزرو می‌کنید. وقتی که یک باکس (خانه) از تقویم را رزرو کردید باید با آن مانند یک جلسه برنامه‌ریزی شده برخورد کنید.
این یعنی وقتی روی یک وظیفه تایم باکس شده کار می‌کنید دیگر از برنامه‌ریزی مجدد سریع و حواس‌پرتی خبری نیست. برای کارهای بزرگ‌تر می‌توانید چندین باکس زمانی را از قبل رزرو کنید. با چنین رویکردی می‌توانید روی برنامه زمانی و اولویت‌های خودتان کنترل کاملی داشته باشید.
اهداف‌تان را که نوشتید باید آن‌ها را به کارهای کوچک‌تر و قابل انجام تبدیل کنید. در این مرحله باید کارها اولویت‌بندی شوند. ماتریکس آیزنهاور معروف‌ترین چهارچوب برای اولویت‌بندی کردن کارها است. بر اساس ماتریکس آیزانهاور باید کارها را به چهار قسمت تقسیم کرد:
1. ضروری و مهم (اول انجام دهید).
2. غیرضروری و مهم (برنامه‌ریزی کنید).
3. ضروری و غیرمهم (به کسی بسپرید).
4. غیرمهم و غیرضروری (حذف کنید).
کارهای ضروری ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، قرار ملاقات‌ها و کارهایی هستند که اتمام آن‌ها از لحاظ زمانی حساسیت دارد. کارهای مهم مربوط به اهداف بلندمدت در زندگی و کار هستند. پس همیشه اولویت خود را روی کارهای مهم و ضروری بگذارید. کارهای مهم اما غیرضروری مانند ورزش، یادگیری، ارتباط با سایر افراد باید در تقویم برنامه‌ریزی شوند تا مطمئن شوید مرتب آن‌ها را انجام می‌دهید. بقیه کارها را باید به کسی بسپرید یا حذف کنید.
کانبان واژه‌ای ژاپنی به معنای بیلبورد است. ایده اصلی روش کانبان استفاده از یک تخته است که کمک می‌کند پیشرفت خود را به سمت اهداف‌تان ببینید. در این روش باید روی وایت بورد ستون‌هایی بکشید و مراحل هر کار را ببینید. ستون‌ها به قرار زیر هستند:
• کارهایی که باید انجام شوند.
• کارهای در حال انجام.
• کارهای انجام شده.
حالا به یادداشت‌هایی نیاز دارید که هر یک نشان‌دهنده کاری است که باید تکمیل شود. می‌توانید از کارت‌های رنگی برای کارهای مختلف استفاده کنید. حالا می‌توانید کارت‌ها را بر اساس مرحله‌ای که کار در آن قرار دارد، در یکی از ستون‌ها بچسبانید. اگر مراحل را درست دنبال کنید، نمایشی از کارها خواهید داشت و می‌دانید در چه مرحله‌ای هستند. طبق پیشرفت کارها می‌توانید کارت‌ها را در ستون‌ها جابه‌جا کنید. البته نرم‌افزارهایی مانند ترلو، KanbanFlow، Kanbanize و Kanban Tool از همین روش استفاده می‌کنند.
اگر تمام تکنیک‌های بالا را به کار بردید، یعنی اهداف‌تان را نوشتید، آن‌ها را تبدیل به کارهای قابل انجام کردید، اولویت‌بندی را انجام دادید و از تخته کانبان استفاده کردید، حالا نوبت گام بعدی است. در این مرحله باید مهم‌ترین کار را انتخاب کنید و در واقع باید کار عمیق انجام دهید . متضاد کار عمیق کارهای نصفه نیمه است که در آن چند کار با هم، کار روی چند پروژه و کارهایی که حواس را پرت می کنند مانند ایمیل، تلفن و چت، ایجاد مزاحمت می کنند.
استراحت کردن را حین انجام کار عمیق فراموش نکنید. ایده تکنیک پومودورو بسیار ساده است. فقط باید کار روزانه‌تان را تقسیم کنید و در فواصل تعیین شده انجام دهید. هر 25 دقیقه کار، یک پومودورو نامیده می‌شود. بعد از این 25 دقیقه باید 3 تا 5 دقیقه استراحت کرد. پس از 4 پومودورو یک استراحت 15 تا 30 دقیقه‌ای نیاز دارید. برای انجام این تکنیک نیاز به تایمر دارید. با این تکنیک تمرکزتان افزایش می‌یابد و بازدهی بیشتری خواهید داشت.
با تحلیل زمانی که صرف می‌کنید، می‌توانید بازدهی بالایی داشته باشید. به این ترتیب می‌توانید متوجه شوید روی هر پروژه چقدر زمان می‌گذارید و چه مقدار به دست می‌آورید. با داشتن آمار دقیق از زمان، حداکثر استفاده را خواهید داشت.
GTD روشی معروف در مدیریت زمان است. این روش 5 مرحله‌ای در تبدیل کارها به مراحل کوچک و قابل انجام است. عبارت تبلیغاتی که برای این تکنیک به کار می‌رود «هنر بازدهی بدون استرس» نام دارد. با استفاده از این تکنیک هنگام انجام کار استرس ندارید، کار بیشتری انجام می دهید و خلاق‌تر خواهید بود.
این 5 مرحله شامل موارد زیر می‌باشد:
جمع آوری:
هر ایده، کار و چیزی را که ارزش یادآوری دارد و به مغزتان می‌رسد، جمع‌آوری کنید.
پردازش:
پس از جمع‌آوری، آن‌ها را پردازش و تحلیل کنید و تصمیم بگیرید با هر کدام می‌خواهید چه کار کنید. اگر آن کار قابل انجام نیست آن را حذف کنید یا به تأخیر بیندازید. اگر قابل انجام بود، تصمیم بگیرید آیا می‌خواهید انجامش دهید یا به کسی بسپرید. اگر کمتر از 2 دقیقه زمان می‌برد، حتماً همان موقع انجامش دهید.
نظم دهی:
پس از تحلیل کارها نوبت به نظم‌دهی می‌رسد. با زدن برچسب روی هر یک مشخص می‌کنیم چه کارهایی قابل انجام هستند.
مرور و بررسی:
هدف از این کار اطمینان از به روز بودن است. زمان بررسی باید فهرست خود را آپدیت کرده و موارد غیر مرتبط را حذف کنید. در واقع باید هر هفته بررسی داشته باشید.
انجام کار:
در مرحله آخر باید شروع به کار کنید.
یکی از مشهورترین شیوه‌های مدیریت زمان، استفاده از بولت ژورنال است. اصل این شیوه این است که شما نمی توانید زمان بسازید، بلکه می توانید آن را مدیریت کنید. از تغییرات کوچک باید شروع کنید تا به تغییرات بزرگی برسید. بولت ژورنال نیاز به صفحه فهرست دارد تا صفحات را شماره‌گذاری کنید. همچنین بولت ژورنال سه قسمت اصلی دارد که کارهای روزانه، وقایع و یادداشت ها را شامل می‌شود. قسمت ماهانه شامل یک تقویم و کارهایی که باید انجام دهید است و قسمت آینده اهداف طولانی مدت را در بر می‌گیرد.
یکی از ساده‌ترین روش‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان استفاده از دفتر برنامه‌ریزی است. به این ترتیب می‌توانید فهرست کارهای روزانه خود را در دفتر بنویسید. در این دفتر علاوه بر فهرست کارها می‌توانید از جملات انگیزشی نیز استفاده کنید.
در هر روزِ کاری می‌توانید تنها یک کار بزرگ، سه کار متوسط و 5 کار کوچک انجام دهید. طبق همین روال برنامه‌ریزی کنید.
هر هفته 168 ساعت دارد، پس وقت کافی برای انجام کارهای مهم را خواهید داشت.
بنشینید و 10 دقیقه برای یک کار زمان بگذارید. اگر بخواهید می‌توانید پس از 10 دقیقه آن کار را رها کنید، اما مطمئن باشید وقتی کاری را شروع می‌کنید، آن را بی‌خیال نخواهید شد.
کاری را شروع کنید و 90 دقیقه بی‌وقفه و بدون هیچ مزاحمتی آن را انجام دهید، پس از این مدت 20 تا 30 دقیقه استراحت کنید.
فقط 7 دقیقه در صبح به برنامه‌ریزی روزمره اختصاص دهید و 7 دقیقه قبل از خواب نیز کارهای روزتان را مرور کنید و برای برنامه فردا آماده شوید.
روی سه نتیجه کلیدی که می خواهید به آن برسید در طول یک دوره زمانی تمرکز کنید: روز، ماه یا سال.
از 4 فهرست استفاده کنید: کارهای جدید، کارهای تکرارشونده، کارهای ناتمام و کارهای قدیمی. با کارهای جدید شروع کنید و به سمت تکرار شونده‌ها بروید، سپس زمان بیشتری روی کارهای ناتمام بگذارید. در انتها کارهای قدیمی را انجام دهید.
کارهای مشابه را دسته‌بندی کنید. به این شکل سریع تر آن‌ها را انجام خواهید داد و زمان‌هایی که به بطالت می‌گذرند کم خواهند شد.
برخی افراد صبح زود بیدار می‌شوند، اما برخی دیگر دوست دارند شب‌ها کار کنند. انسان‌ها متفاوت هستند، پس این زمان را برای خود بررسی کنید و پربازده‌ترین زمان یا ساعات خود را بشناسید. سپس زمان کاری‌تان را با آن ساعات تطبیق دهید. اگر صبح‌ها بازدهی بهتری دارید، صبح زود بیدار شوید و اگر در تاریکی شب آرامش بیشتری برای انجام کار دارید، آن زمان را انتخاب کنید.
پیشنهاد ما برای شما: اگر دوست دارید در طول شب، خوابی عمیق و آرام و بدون وقفه داشته باشید تا بتوانید به حداکثر بهره‌وری در زندگی خود دست پیدا کنید، دوره‌ی فوق‌العاده "استادی در خواب" اثر "دکتر مایکل بروس" (کلیک کنید)، را از دست ندهید. در این دوره یاد خواهید گرفت که از جدیدترین علم خواب برای شناسایی زمان خواب ایده‌آل‌تان و تعداد ساعات خوابی که ذهن و بدن شما واقعاً نیاز دارند، استفاده کنید.
اگر کاری کمتر از سه دقیقه زمان می‌برد، همان وقت بدون فکر کردن و برنامه‌ریزی انجامش دهید.
زمانی که خسته هستید، کارهای ساده‌تر را انجام دهید. اگر انرژی کافی برای انجام کارهای سخت دارید، پس آن‌ها را شروع کنید.
در پایان روز 6 کار مهم روز بعد را بنویسید و اولویت‌بندی کنید. روز بعد همان کارها را انجام دهید.
یکی دیگر از مهم‌ترین راه‌های مدیریت زمان مربوط به تمرکز کردن روی یک کار است. یک ضرب‌المثل قدیمی ایرانی می‌گوید که: “انسان دو دست بیشتر ندارد.”.متأسفانه، این سرفصل، یکی از آسیب‌های جدی بحث مدیریت زمان است. اگر می‌خواهید که از زمان به صورت بهینه استفاده کنید، تحت هیچ شرایطی نباید دو کار را به صورت همزمان انجام دهید.
واضح است که همه افراد برای مدیریت زمانشان، باید درست تمرکز کنند؛ چرا که نداشتن تمرکز، به طور مستقیم روی برنامه‌‌ریزی‌ها و در نهایت مدیریت زمان تأثیر منفی خواهد داشت. برای همه‌ی ما بارها پیش آمده است که در حال انجام یک کار مهم، ناگهان با اعلان گوشی و یا تماس یکی از دوستان مان، به کل از آن کار فاصله گرفته باشیم و یک زمان زیادی را بر سر کاری مهم از دست داده باشیم. این یک نمونه ساده از عدم تمرکز و تأثیر منفی آن بر روی این موضوع است.
یکی از دشمنان اصلی مدیریت نکردن زمان،
عدم تمرکز است.
بهترین تکنیکی که برای افزایش قدرت تمرکز و مدیریت زمان می‌توانیم به شما پیشنهاد کنیم این است که پیش از انجام هر کار مهم، تمام مزاحمین و چیزهایی که حواس شما را پرت می‌کنند، را به کل از بین ببرید. اگر مشغول یک کار مهم هستید و یا در یک جلسه‌ی کاری هستید، گوشی خودتان را خاموش کنید. دقت کنید که گفتیم خاموش، نگفتیم سایلنت. این کار باعث می‌شود که شما در زمان مشخص، بدون هیچ برهم زننده‌ی تمرکزی، به کارتان برسید و یا لزومی ندارد که وقتی در حال یادگیری و مطالعه هستید، یک گوش‌تان هم به اخبار تلویزیون باشد.
سعی کنید، کاری که انجام می‌دهید را با تمرکز و حذف عوامل مزاحم انجام دهید و یا زمانی که مشغول مطالعه هستید، اصلاً سمت موبایل خودتان نروید، زیرا تنها کافی است که با یک پیام، تمام تمرکز شما از بین برود. بنابراین تمام تلاش خود را انجام دهید که کار خود را با تمرکز انجام دهید و تلفن همراه را از خود دور کنید.
ورزش کردن یکی از بهترین روش‌ها برای بالا نگه‌داشتن سطح انرژی است. ورزش سبب می‌شود تنش‌ها از بدن دور شوند و ذهن از افکار مزاحم و غیرضروری خالی شود. زمان، موقعی برای شما کارآمد است که شما تن سالمی داشته باشید تا بتوانید به همه‌ی کارهای زندگی‌تان برسید. پس حداقل روزی پانزده دقیقه ورزش کنید و سعی کنید با ورزش کردن همیشه خودتان را شاداب نگه دارید. شادابی به شما کمک می‌کند که زمان بیشتری در زندگی داشته باشید و کارهای‌تان را نیز متمرکز‌تر انجام دهید.
مراقبه (کلیک کنید)، هنر حضور در زمان حال است و به شما کمک می‌کند تا روح، روان و جسم خود را با یکدیگر به حرکت در بیاورید. مراقبه باعث می‌شود که عوامل حواس‌پرتی و بی‌نظمی را در ذهن خود پاکسازی کنید و دوباره حس انگیزه و نشاط را در خودتان ایجاد نمایید. مراقبه یا مدیتیشن فعالیتی است که در آن از تکنیک‌های خاصی مانند ذهن‌آگاهی برای آموزش و تربیت توجه و هشیاری استفاده می‌شود و ماحصل آن رسیدن به یک حالت ذهنی و عاطفی آرام و پایدار است. برای شروع می‌توانید از دوره‌ی پیشرفته‌ی "دانداپانی" (کلیک کنید)، که در سایت رویال‌مایند قرار دارد، استفاده کنید.
زمانی که پروژه یا کاری را تکمیل می‌کنید به خودتان پاداش دهید. می‌توانید استراحت کنید، نوشیدنی خنکی بنوشید، موسیقی گوش دهید یا با دوست خود تماس بگیرید. همین پاداش‌های کوچک انگیزه‌ای برای ادامه کار خواهند بود.
یکی دیگر از تکنیک‌های برنامه‌ریزی و مدریت زمان نتیجه‌گرا بودن است. انسان‌های نتیجه‌گرا، مفهوم زمان را بهتر درک می‌کنند. اصولاً وقتی که بدون هیچ برنامه‌ای برای کسب نتیجه وارد یک کاری می‌شوید، زمان از دست شما خارج می‌شود و ساعت‌های زیادی را صرف کاری می‌کنید که نتیجه‌ای از آن نمی‌گیرید. بعنوان مثال، اگر قرار است که امروز با یک مدیر دیدار داشته باشید و یا با رئیس بانک صحبتی داشته باشید، به دنبال حاشیه نباشید، نتیجه را بدانید.
اگر قرار است که قراردادی را تنظیم کنید. فقط برای تنظیم قرارداد بروید. هیچ وقت با خودتان نگویید که: ”حالا بروم به امید خدا که یک قراردادی هم ببندم”. این امر باعث می‌شود که ساعت‌های زیادی را صرف گفتگوهای حاشیه‌ای و یا کارهای جانبی کنید و اصول قراردادنویسی را زیر پا بزارید.
پس نتیجه را در نظر بگیرید و متناسب با نتیجه‌ای که در ذهن دارید، برای انجام کارها اقدام کنید. اگر قرار است به بانک بروید و یک پرینت حساب بگیرید، نیاز نیست که یک ساعت با رئیس بانک، بر سر مسائل اقتصادی روز صحبت کنید. به بانک بروید و پرینت حساب‌تان را بگیرید. به همین سادگی.
سخن پایانی:
وقت خود را ارزشمند بدانید و نگذارید که هر کس به هر طریقی آن را از شما بگیرد. تک تک لحظات‌تان را ارزشمند بدانید و برای آن برنامه داشته باشید. زمانی که به نتیجه مطلوبی نرسیده‌اید، مطمئن باشید که یک جای کار مشکل دارد. پس بهتر است به فکر راه حل باشیم، آزمایش کنیم و از شکست اصلاً نترسیم. بهترین روش همین است، حتی زمانی که شکست خوردیم، تجربه همان شکست را در آزمایش بعدی خودمان اجرایی کنیم و مطمئن بشویم که به نتیجه مطلوب خواهیم رسید. به این ترتیب درک بهتری از این موضوع به دست می‌آوریم که چگونه وقت خود را مدیریت کنیم.
تجربیات خود در زمینه مدیریت زمان، در انجام کارها و وظایف خود را با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
اگر از تکنیک‌های گفته شده استفاده کرده‌اید، از تأثیرات آن در امور شخصی و کاری‌تان بنویسید.
برای ثبت نظرات خود، به پایین صفحه مراجعه فرمایید.
